警備業界では、シフト管理や勤怠報告、給与計算、請求書発行など、煩雑な業務が日々の課題となっています。特に、電話や紙ベースでのやり取りが多く、業務効率の低下やミスの原因となりがちです。このような課題を解決するために、クラウド型労務管理システムの導入が注目されています。
隊員の管制管理はシステム利用が1番
隊員の管制管理を、従来ながらの電話や紙ベースの方法でおこなっている企業もあるようですが、発生しうるさまざまなリスクに対応するためには、限界があるでしょう。管制管理のエキスパートと呼べる社員がいるから大丈夫、と思われている企業もあるかもしれませんが、その社員が退職した際に一気にトラブルが起こるかもしません。
さまざまなリスクに対応しつつ、管制管理業務を属人化しないために、隊員の管制管理専用のシステムを利用するのが一番です。
ここでは、隊員の管制管理システムを利用する5つのメリットをご紹介します。
リアルタイムに状況を把握できる
管制管理システムを利用することで、リアルタイムに退院の状況を把握できます。例えば、シフト申請をしているけれど希望日に仕事が入っていない人を把握できれば、人数が不足している現場に配置することが可能です。
隊員の状況をエクセルなどで管理している企業もあるようですが、エクセルの場合、情報を得てからエクセルに入力するまでに間隔ができてしまいます。一方で隊員がシステムに自分の情報を登録できる仕組みがあれば、いつでも最新の情報を把握することができます。
遅刻や欠勤が起きてもシステムが教えてくれる
もし、勤怠打刻を紙でおこなっていたら、現場の遅刻や欠勤を本部で把握するのは遅くなり、代理の人を手配するなどの対策が後でになってしまうでしょう。一方で、隊員の勤怠打刻を管理できる機能を備えている管制管理システムもあります。
そのため、勤務時間になっても勤怠打刻がなければシステムで分かるため、より早く対策を講じやすいです。
緊急時に代替隊員の手配がしやすい
管制管理システムを利用することで、隊員の遅刻や欠勤などの緊急時に他の隊員を手配しやすくなります。
紙などで管制管理をおこなっている場合、緊急時に稼働可能な隊員を探し出すのに時間を要してしまうでしょう。システムならリアルタイムな情報が把握できるうえに、必要なスキルを持っている出勤可能な隊員を、複数の検索条件から検索することができるため、手配するのに時間がかかりません。
隊員の情報や給与計算データなどを一元管理できる
システムを利用すれば、これまでバラバラに管理していた情報を一元管理することができます。
隊員の情報はエクセル、給与計算は給与計算ソフトなど、別々の仕組みを使っている企業は少なくないようです。別々の仕組みを使うことで、重なる情報を二重・三重入力しなければならない場面があるでしょう。
また、隊員の電話番号変更など情報が更新されたとき、別々の仕組みで管理している場合はすべての項目を更新しなければなりません。情報などを管理しているシステムやツールが多くなればなるほど、更新漏れのリスクもあります。もし電話番号の更新漏れがあったら、どの番号が正しいか把握するのに時間がかかり、当日の緊急事項をスタッフに伝えられないかもしれません。
隊員の情報や給与計算データを一元管理できれば、何度も同じ情報を入力・更新する必要はなくなり、更新漏れや転記ミスなどのリスクも軽減することが可能です。
隊員や顧客とのやり取りもスムーズ
管理管制システムを利用することで、隊員や顧客とのやり取りもスムーズになります。システムを導入していない場合、シフト決定の連絡や代理依頼、急な欠席などのやり取りは電話やメールなどでおこなうことが多いでしょう。
また、顧客からの新規依頼や契約に関しては、電話・メール・FAXに加えて契約書の郵送などの手段も考えられます。システムを利用することで、従来コミュニケーションのために使用していたさまざまなツールを、一本化することが可能です。一つのシステムで隊員とのやり取りも顧客とのやり取りも管理できるため、伝達漏れなどを防ぐことができるでしょう。
また、過去の契約やその際に交わされたやり取りも一箇所で管理できるため、後から振り返る際に素早く内容に辿り着けることが可能です。
警備業向け管理システム「プロキャス警備」の特徴
「プロキャス警備」は、警備業界に特化した労務管理システムで、シフト管理、勤怠報告、給与計算、請求書発行などの業務を一元管理できます。スマートフォンアプリと連携し、現場と本部の情報共有をスムーズに行えるのが特徴です。そんな「プロキャス警備」の主な機能とメリットをご紹介します。
シフト管理の効率化
隊員はアプリを通じて希望シフトを提出でき、管制担当者はその情報をもとに配置を決定し、一斉配信が可能です。これにより、シフト調整の手間が大幅に削減されます。
勤怠報告の簡素化
隊員は設定した起床・出発時間に自動通知を受け取り、ボタン一つで上番・下番報告ができます。これにより、電話連絡の必要がなくなり、管制担当者の負担が軽減されます。
給与計算と請求書発行の自動化
勤怠データに基づいて給与計算が自動で行われ、給与明細のダウンロードや有給休暇の管理、年末調整の算出も可能です。また、隊員の稼働実績をもとに請求書を自動作成し、取引先への送付もスムーズに行えます。
導入事例：高齢隊員も活用
三重県のある警備会社では、平均年齢66歳、最高齢82歳の隊員が在籍していますが、「プロキャス警備」を導入したことで、隊員とのスムーズなやり取りが実現し、全員が問題なくシステムを活用しています。
導入効果
業務効率の向上：電話や紙ベースのやり取りが減少し、業務時間の短縮が実現。
ミスの削減：データの一元管理により、情報の漏れや重複が防止されます。
隊員の満足度向上：アプリを通じた簡単な操作で、隊員の負担が軽減されます。
まとめ
「プロキャス警備」は、警備業界の業務効率化と隊員の働きやすさを両立させるシステムです。特に、シフト管理や勤怠報告、給与計算、請求書発行などの業務を一元化することで、業務のスピードと正確性が向上します。高齢の隊員でも問題なく活用できる設計となっており、幅広い年齢層の隊員が在籍する警備会社にとって、導入する価値のあるシステムと言えるでしょう。
