警備会社の管理者なら誰しも、毎月の勤務表作成に頭を悩ませた経験があるのではないでしょうか。「この現場には有資格者が必要」「あのスタッフは連続夜勤が難しい」「イベント警備で急遽人員増が必要」など、考慮すべき条件が山積みです。
実際、警備業界の勤務表作成は他業種に比べて複雑で、手作業での作成には膨大な時間がかかります。人手不足が深刻化する中、この業務負担は決して軽視できません。
本記事では、警備員の勤務表作成が難しい理由を整理し、管理・調整を効率化する具体的な方法を解説します。エクセルの活用法からシステム導入のメリットまで、現場ですぐに実践できるノウハウをお届けします。
警備員の勤務表作成が時間がかかる4つの理由
警備業界での勤務表作成は、単なるシフト割り当て以上の複雑さがあります。なぜ時間がかかるのか、まずはその理由を理解しましょう。
多様な勤務形態への対応
警備業界では「日勤」「夜勤」「2交代制」「3交代制」など、さまざまな勤務形態が混在しています。特に24時間365日の警備が必要な施設では、複数のシフトパターンを組み合わせる必要があります。
例えば、マンション警備では「早番（7時～15時）」「遅番（15時～23時）」「夜勤（23時～7時）」という3交代制が一般的です。この複雑なシフトパターンを手作業で組むのは非常に煩雑で、単一パターンの業種と比較して作業時間がかかります。
また、イベント警備のような一時的に必要となる特殊シフトも考慮しなければならず、通常のシフト表に加えて別枠での人員配置が必要になります。
慢性的な人手不足の影響
警備業界は慢性的な人手不足に悩まされています。総務省の統計によれば、警備業の有効求人倍率は全業種平均を大きく上回る状況が続いています。
人手不足は勤務表作成において以下のような問題を引き起こします。
- 一人あたりの勤務時間が長くなりがちで、労働基準法違反のリスクが高まる
- 急な欠勤や退職があった場合の代替要員確保が困難
- 大規模イベントや年末年始など繁忙期の人員配置が特に難しい
- スタッフの希望休を全て受け入れると現場が回らなくなる
こうした状況下では、勤務表の作成者は常に人員不足に直面し、何度も調整作業を繰り返さなければなりません。
変形労働時間制による複雑さ
警備業界では、業務の特性上、変形労働時間制を採用している企業が多く見られます。1ヶ月単位や1年単位の変形労働時間制では、繁忙期と閑散期で労働時間に差をつけることが可能です。
しかし、この制度は勤務表作成において以下のような複雑さをもたらします。
- 対象期間内の総労働時間が法定時間内に収まるよう緻密な計算が必要
- スタッフごとに労働時間の累計管理が必要
- シフト変更が生じた場合、全体のバランス調整が必要
特に手作業での管理の場合、法定労働時間の遵守と業務効率の両立に頭を悩ませることになります。
スタッフの健康・疲労管理への配慮
警備業、特に夜間警備に従事するスタッフの健康管理は非常に重要です。夜勤の連続や不規則な勤務は、身体的・精神的負担が大きく、長期的には健康問題を引き起こす可能性があります。
勤務表作成者は以下のような点に配慮する必要があります。
- 夜勤明けには十分な休息期間を設ける
- 連続勤務日数の上限を設定する
- 年齢や体力に応じた配置を考慮する
- スタッフの通勤時間や生活リズムにも配慮する
こうしたスタッフの健康面への配慮と業務効率のバランスを取ることも、勤務表作成の難しさを増す要因となっています。
警備員の勤務表作成で押さえるべき4つのポイント
時間のかかる勤務表作成を効率化するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。以下では、勤務表作成の基本となる4つのポイントを解説します。
現場特性に合わせた適切なスタッフ配置
警備現場によって求められるスキルや経験は大きく異なります。例えば、商業施設の警備と工事現場の交通誘導では、必要なスキルセットが全く違います。
効率的な勤務表作成のためには、まず以下のような情報を整理しておくことが重要です。
- 各現場で必要な資格保有者の人数（施設警備業務検定、交通誘導警備業務検定など）
- 現場ごとの特殊スキル要件（英語対応、設備知識など）
- 現場経験の浅いスタッフと経験豊富なスタッフのバランス
- リーダー役を務められるスタッフの配置
スタッフのスキルと現場要件をマッチングさせることで、業務の安全性と効率を確保できるだけでなく、スタッフ自身の成長にもつながります。
スタッフとの信頼関係構築の重要性
どんなに緻密に作成した勤務表でも、急な病気や家庭の事情でスタッフが出勤できないことはあります。そんなとき、スタッフとの良好な関係が危機を救うことになります。
信頼関係を築くためには以下のようなコミュニケーションが効果的です。
- 定期的な面談や声かけによる体調や悩みの把握
- 可能な範囲でのシフト希望の反映
- 急なシフト変更の理由を丁寧に説明
- 感謝の気持ちを伝える習慣づけ
特にシフト変更をお願いする際には、日頃からの信頼関係が大きく影響します。良好な関係を築いていれば、「今回だけ」と無理を聞いてもらえる可能性が高まります。
スタッフの健康を最優先した配慮
警備業務は時に長時間の立ち仕事や厳しい環境下での勤務を伴います。スタッフの健康に配慮したシフト作成は、長期的な人材確保と業務品質の維持に直結します。
健康配慮のポイントとしては以下が挙げられます。
- 夜勤後には最低でも24時間以上の休息時間を確保
- 高齢スタッフには体力的に負担の少ない現場を割り当て
- 猛暑日や厳寒期は屋外勤務のローテーションを工夫
- 月間労働時間の平準化を図り、過重労働を防止
スタッフの健康状態を把握し、個々の状況に合わせた配置を心がけることで、長期的に安定した勤務体制を維持できます。
労働基準法を遵守した勤務計画
人手不足が深刻な警備業界では、つい労働時間の上限を超えた勤務を組んでしまいがちですが、これは法令違反となるだけでなく、スタッフの健康被害や離職につながる恐れがあります。
労働基準法遵守のための主なチェックポイントは以下の通りです。
- 1日8時間、週40時間の原則的な法定労働時間の遵守
- 変形労働時間制を採用している場合は、対象期間内の総労働時間管理
- 36協定で定めた時間外労働の上限遵守
- 休憩時間の適切な確保（労働時間6時間超で45分以上、8時間超で1時間以上）
- 週1日または4週4日以上の法定休日の確保
法令遵守は企業としての社会的責任であると同時に、スタッフの定着率向上にも寄与します。コンプライアンス意識を持った勤務表作成を心がけましょう。
警備員の勤務表作成を効率化する3つの方法
ここからは、実際に勤務表作成の負担を軽減するための具体的な方法をご紹介します。手作業からの脱却と効率化は、管理者の業務負担軽減だけでなく、より最適な人員配置にもつながります。
エクセルを活用した効率的な勤務表作成
多くの警備会社では、まずエクセルを使った勤務表作成から始めます。エクセルの強みは、自社の業務に合わせたカスタマイズがしやすく、専門知識がなくても使いこなせる点にあります。
効率的なエクセル勤務表のポイントは以下の通りです。
- 条件付き書式を使った色分け（日勤・夜勤・休日など視認性向上）
- VLOOKUP関数やSUMIF関数による自動集計
- ドロップダウンリストによる入力ミス防止
- マクロ機能による定型作業の自動化
- テンプレート化によるフォーマット再利用
特に条件付き書式とドロップダウンリストの組み合わせは効果的です。例えば、「日勤」「夜勤」「休み」などの選択肢をドロップダウンで設定し、選択に応じて自動的にセルの色が変わるようにすれば、視認性が格段に向上します。
また、月間の勤務日数や夜勤回数を自動集計する関数を設定しておけば、労働時間管理も容易になります。
勤務管理システム導入によるメリット
エクセルでの管理にも限界があります。特に警備員数が多い場合や複数の現場を抱える企業では、専用の勤務管理システムの導入が効果的です。
勤務管理システム導入の主なメリットは以下の通りです。
- シフト作成の自動化・半自動化による工数削減
- スタッフの希望シフト申請のオンライン化
- 上下番データとの連携による給与計算の効率化
- 労働時間の自動集計によるコンプライアンス強化
- スマートフォンからのアクセスによる情報共有の迅速化
特に警備業に特化したシステムでは、業界特有の複雑な勤務形態にも対応しており、導入効果が高いといえます。初期費用はかかりますが、人件費削減や業務効率化によるROIは大きいでしょう。
プロキャス警備による一元管理の実現
警備業界向けの勤務管理システムの中でも、「プロキャス警備」は特に警備業務に最適化された機能を備えています。
プロキャス警備の主な特長は以下の通りです。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 隊員配置機能 | 案件ごとに適切な警備員を配置し、リアルタイムで配置状況を確認 |
| シフト管理機能 | 警備員の希望を反映した最適なシフトを自動で作成 |
| 労働時間管理 | 過重労働を防止し、労働基準法に準拠した勤務管理 |
| 給与計算機能 | 上下番データと連動して、残業手当や深夜手当を正確に算出 |
| 電子申請機能 | 各種申請をオンラインで受け付け、ペーパーレス化を実現 |
クラウドベースのシステムなので、現場からもリアルタイムでデータ確認が可能です。また、スマートフォンアプリを通じて警備員が直接シフト希望を提出したり、勤務状況を報告したりできるため、コミュニケーションコストの削減にもつながります。
特に、警備現場が複数あり、多くの警備員を抱える企業では、データの一元管理によって大幅な業務効率化が期待できます。
まとめ
警備員の勤務表作成は、多様な勤務形態や人手不足、法令遵守など多くの課題を抱える複雑な業務です。しかし、適切なツールやシステムを活用することで、大幅な効率化と最適化が可能になります。
- 警備業界の勤務表作成が難しい理由を理解し、課題を明確化する
- エクセルの機能を最大限に活用して、まずは手作業の効率化を図る
- 警備業に特化したシステム「プロキャス警備」の導入で、勤務管理を一元化する
- 段階的なアプローチで、無理なく業務改善を進める
- システム導入後も継続的な運用改善を行い、効果を最大化する
警備員の勤務表作成は、単なる事務作業ではなく、警備業務の品質やスタッフの働きやすさに直結する重要な業務です。プロキャス警備を活用して勤務管理を効率化することで、本来の警備業務により多くのリソースを割くことができるようになります。
毎月の勤務表作成に悩まされている方は、ぜひプロキャス警備の導入をご検討ください。警備業に特化した機能で、あなたの業務を強力にサポートします。
