上下番の報告は、警備会社に勤める人にとっては毎日当たり前に目にする光景の1つでしょう。上下番は単に連絡を受けて終わりではなく、報告を受けた後はしっかりと記録し管理を行うことが最も重要な業務です。
しかし上下番報告は電話が主な報告ツールとなっている警備会社も多いため、報告の電話をさばくだけで手一杯になり、つい管理がおろそかになってしまっているということはないでしょうか。
そこで今回は、警備会社で効率よく上下番管理を行う方法についてご紹介します。
警備業界の勤怠・現場管理でよくある課題とは？
警備業では、現場が複数に分かれ、直行直帰が多いため、以下のような課題が頻発します。
- 電話・紙による報告で、情報共有にタイムラグが発生
- 記録の漏れ・ズレにより、正確な勤務時間の把握が困難
- 緊急時の対応が遅れるなど、安全管理にも悪影響
これらの課題は、手作業やアナログな管理方法に起因しており、業務効率と従業員満足度の両方に悪影響を及ぼします。
上下番業務が大変である理由は、情報量や報告件数の多さだけではありません。管理の方法によっては、上下番の内容を紙の管理表やエクセルデータに転記する作業が必要な場合があります。
たとえば電話やFAXの場合、手作業で管理表に記録しなくてはなりません。そのため転記ミスやヌケモレが発生する可能性が出てきます。先ほどメールで上下番報告を行うケースもあるとお伝えしましたが、上下番の報告メールと連動した管理システムを利用していない限り、上下番時刻を手作業で転記しなければならないことに変わりはありません。
シフト管理が煩雑。配置ミスが現場の混乱を招く
警備現場の多くは、日替わりの案件や複数拠点での対応が必要です。そのため、誰をどの現場に配置するか、どこに何人必要か、といった人員配置の調整が非常に複雑になります。
特に以下のような課題が見られます。
- 担当者の頭の中だけでスケジュールを管理しており、属人化
- 配置人数の過不足や、有資格者の配置ミスが発生
- 無断欠勤などのトラブル時に、代替要員の手配が遅れる
こうしたミスは、警備業法違反やクレーム対応にも発展しやすく、現場責任者の精神的な負担も大きくなっています。
情報連携の遅れ。現場と本社がつながっていない
現場と本社の連携においても、警備業界特有の課題があります。
- 日報や業務報告書が紙ベースで、確認・回収に時間がかかる
- 現場の状況報告がLINEや電話など非公式手段に依存
- 担当者が変わった情報がリアルタイムに共有されない
結果として、「話が通っていない」「誰が来るかわからない」といった現場の混乱が頻発し、クライアントの不安や不信感につながってしまうケースも少なくありません。
突発対応ができない。人員変更の即時反映が困難
欠勤・遅刻・交通トラブルなど、突発的な人員変更が必要になる場面も多い警備業務。しかし、電話やメールでの対応に頼っていると、全関係者への情報伝達が間に合わず、現場での「来るはずの人がいない」問題が起きがちです。
特に、
- クライアントへの説明が遅れる
- 現場責任者が状況を把握できないまま指示を出す
- トラブル発生時の初動対応に時間がかかる
といったリスクがあり、信用問題に直結します。
ミスが起きれば、情報を再確認して修正作業を行うという新たな業務が発生するため、もともと煩雑になりやすい管制業務がさらに大変な仕事になってしまうのです。もし、上下番の管理をシステムを使って行うことができれば、上下番管理を今よりもスムーズに手間なく行うことができるでしょう。
課題解決の鍵は「システム導入」と「業務の見える化」
これらの課題を根本的に解決するためには、業界特化型の勤怠・現場管理システムの導入が有効です。具体的には以下のような機能が求められています。
スマホでワンタップ！GPS付き上下番打刻
警備員はスマートフォンから、勤務開始・終了のタイミングでワンタップ打刻。GPS情報も自動で記録されるため、本部は「誰が・いつ・どこで」勤務しているかを即座に把握できます。
勤怠データに自動反映で手間ゼロ
上下番の打刻情報は、勤怠システムに自動連携され、手入力や修正の必要がなくなります。シフトとの突合せも自動化され、ミスや不正の防止にもつながります。
クラウドで現場を一元管理
全ての勤務データはクラウドで一元管理されるため、管理者はいつでもどこでも確認・対応が可能。巡回ルートの最適化や、労務状況のリアルタイム監視にも活用できます。上しています。
こうした仕組みを導入することで、情報のリアルタイム共有が実現し、現場の混乱や事務処理の手間が大幅に削減できます。
上下番管理のDXはプロキャス警備で実現
正確で効率的な上下番管理は、警備業務全体の品質向上とコスト削減に直結します。プロキャス警備なら、現場と本部の情報ギャップをなくし、働く人すべての安心と効率を実現します。
警備業務に特化した機能とユーザビリティの高さ
プロキャス警備は、警備業の特殊性を深く理解した上で開発された専用システムです。勤務交替管理やシフト作成など、警備業特有の機能が標準で搭載されています。
隊員の上番・下番報告がアプリのボタン1つで完結するシンプルな操作性は、警備現場での使いやすさを追求した結果です。ICTに不慣れなスタッフでも直感的に使えるよう設計されており、導入時の教育負担も軽減されます。他にもプロキャス警備には以下のような機能があります。
- 隊員の上番・下番報告をアプリのボタン1つで完結
- シフト管理（希望シフト提出、スケジュール確認）
- 給与計算・請求書発行の自動化
- 地図アプリ連携による現場位置確認
- チャット機能によるリアルタイムコミュニケーション
- 警備報告書のデジタル提出
また、モバイルファーストの設計思想により、スマートフォンの操作性に優れています。現場で働く警備員と管制室をリアルタイムにつなぐことで、情報の即時共有と迅速な対応を可能にします。プロキャス警備を利用して、業務の自動化を促進していきましょう
