イベント業界で深刻化する人手不足問題は、企業の存続に関わる重要な課題となっています。特にイベント会社では、従業員の退職や採用難、人件費高騰によって運営体制が不安定になり、サービス品質の低下や事業継続リスクが高まっています。しかし、この問題はDX（デジタルトランスフォーメーション）の活用によって解決の道筋が見えてきます。本記事では、イベント会社が抱える人手不足の実態と、DXによる具体的な解決策、そして今すぐ見直すべき管理業務について詳しく解説します。
イベント業界の人手不足問題の現状と深刻度
イベント業界における人手不足問題は、単なる一時的な現象ではなく、構造的な課題として企業経営に深刻な影響を与えています。
人手不足倒産の急増と業界への影響
2025年上半期の人手不足倒産件数は202件に達し、過去最多を記録しました。この数字は前年同期比で大幅な増加を示しており、特にサービス業界での倒産が急増しています。イベント業界も例外ではなく、従業員の退職ラッシュや新規採用の困難さから、事業継続そのものが困難になる企業が続出しています。
人手不足の主な要因として、就労環境の変化と求職者ニーズのミスマッチが挙げられます。特にイベント業界では、不規則な勤務時間や休日出勤の多さ、体力的な負担の大きさから、求職者に敬遠される傾向が強まっています。
2035年の労働力ギャップ予測
労働力不足の問題は今後さらに深刻化する見込みです。専門機関の調査によると、2035年には約384万人分の労働力ギャップが発生すると予測されています。この数値は、イベント業界においても単純な人材確保では解決できない規模の問題であることを示しています。
イベント業界では、案件に応じて柔軟にスタッフを調整することが重要ですが、この基本的な運営スタイルそのものが維持困難になる可能性があります。
採用コストと人件費高騰の実態
人手不足により、採用活動にかかるコストも大幅に上昇しています。求人広告費の高騰や、採用担当者の負担増加により、従来の採用手法では効果的な人材確保が困難になっています。
さらに、人件費の高騰も深刻な問題となっています。労働市場の競争激化により、既存スタッフの待遇改善や新規採用時の給与水準引き上げが必要となり、企業の収益構造に大きな影響を与えています。
DXによる業務効率化の可能性と効果
デジタルトランスフォーメーション（DX）の活用により、イベント会社の人手不足問題は解決可能です。適切なデジタル技術の導入によって、業務プロセスの革新と効率化を実現できます。
DXがもたらす根本的な業務変革
DXとは、単なるデジタル化ではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや業務プロセスを抜本的に改革する取り組みです。イベント業界においても、従来のアナログ的な管理方法から脱却し、データ駆動型の意思決定と自動化された業務フローの構築が可能になります。
DXの導入により、人的リソースを創造的な業務に集中させることができ、限られた人材でも高品質なサービス提供が実現できます。これは、人手不足問題の根本的な解決策として極めて有効なアプローチです。
ノーコード・ローコードツールの活用メリット
プログラミングスキルを必要としないノーコード・ローコードツールの活用により、既存スタッフでも業務システムの構築や改善が可能になります。これにより、専門的なIT人材を新たに採用する必要がなく、現在のスタッフをデジタル対応人材に変革できます。
実際に、株式会社シップス360では、プロキャスを導入し、スタッフのシフト管理や案件配信、勤怠確認の業務を効率化しました。これにより、社内のIT人材育成と業務範囲の拡大を同時に進めることが可能となり、システムのカスタマイズも容易になりました。
AI・RPA導入による自動化効果
AI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入により、反復的で定型的な業務を自動化できます。これにより、人的リソースを戦略的な業務に配置し直すことが可能になります。
株式会社ジャプロでは、プロキャスを活用し、スタッフのエントリー管理や勤怠確認が自動化されました。AIによる進捗管理やRPAによるエントリー処理の自動化により、管理者の手間が削減され、作業効率が大幅に向上しました。
今すぐ見直すべき管理業務の具体的領域
イベント会社において、DXの効果を最大化するためには、適切な管理業務領域の選択と優先順位の設定が重要です。
シフト管理・スタッフ配置業務の自動化
従来の手作業によるシフト作成と人員配置は、時間がかかる上にミスが発生しやすい業務です。専用のシフト管理システムを導入することで、スタッフの希望や条件を自動的に考慮した最適な配置が可能になります。
クラウドベースのシフト管理ツールを活用することで、リアルタイムでの調整や変更対応が可能になり、急な人員変更にも迅速に対応できます。これにより、管理者の負担を大幅に軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を整備できます。
勤怠管理と給与計算の連携システム
勤怠管理と給与計算の連携は、従来多くの手作業を必要とする業務でした。デジタル勤怠管理システムの導入により、出退勤の記録から給与計算まで一貫した自動化が実現できます。
タイムカードの集計作業や残業時間の計算、各種手当の算出など、月末の集中的な作業負荷を大幅に軽減できます。さらに、リアルタイムでの労働時間管理により、働き方改革への対応と法的コンプライアンスの確保も同時に実現できます。
案件進行管理とタスク可視化
イベント案件の進行管理は、多くの関係者との調整と複雑なタスクの管理が必要です。プロジェクト管理ツールの導入により、案件の進捗状況をリアルタイムで把握し、適切な資源配分と進行管理が可能になります。
ガントチャートやカンバン方式による可視化により、プロジェクト全体の流れを直感的に理解できます。これにより、案件の遅延リスクを早期に発見し、予防的な対策を講じることができ、品質向上と効率化を同時に実現できます。
効果的なDXツール選択と導入戦略
DXの成功には、適切なツール選択と段階的な導入戦略が不可欠です。イベント業界特有の業務特性を理解したツール選定と実装方法について説明します。
イベントに特化した管理システムの選び方
イベント業で使う管理システムを選択する際は、案件の規模や種類、社内のIT環境、予算などを総合的に検討する必要があります。クラウドサービスの活用により、初期投資を抑えながら段階的な機能拡張が可能になります。
特に重要なのは、現場のスタッフが直感的に操作できるユーザーインターフェースと、既存業務フローとの適合性です。複雑なシステムでは、かえって業務効率が低下する可能性があるため、シンプルで実用的なツールを選択することが成功の鍵となります。
段階的導入とリスク管理
DXの導入は、一度に全てを変更するのではなく、段階的なアプローチが効果的です。まず、効果が見込みやすい業務領域から導入を開始し、成功体験を積み重ねることで、組織全体の受容性を高めることができます。
リスク管理の観点から、バックアップシステムの確保や、従来手法との並行運用期間の設定も重要です。特に、イベント業界では急な変更や緊急対応が発生しやすいため、システムの安定性と柔軟性のバランスを考慮した導入計画が必要です。
スタッフ研修と組織文化の変革
DXの成功には、技術的な導入だけでなく、スタッフの研修と組織文化の変革が不可欠です。デジタル技術に対する理解を深め、積極的に活用する文化を醸成することで、DXの効果を最大化できます。
研修プログラムでは、単なる操作方法の説明だけでなく、デジタル化によるメリットと業務改善の可能性について理解を促進することが重要です。特に、リスキリングの実施により、既存スタッフをデジタル対応人材に変革し、長期的な競争優位性を確保できます。
DXの実践的な導入ステップ
実際のDX導入に向けて、イベント会社が取り組むべき具体的なステップと期待できる効果について詳しく解説します。
導入プロセスの具体的なステップ
DX導入の具体的なプロセスは、現状分析から始まります。まず、現在の業務フローを詳細に分析し、非効率な部分やボトルネックを特定します。次に、改善効果の高い業務領域を優先順位付けし、段階的な導入計画を策定します。
実装段階では、小規模なパイロット導入から開始し、効果を検証しながら段階的に拡大していきます。この方法により、リスクを最小化しながら、確実な成果を積み重ねることができます。
ROI測定と継続的改善
DX導入の効果を定量的に測定するためには、適切なKPI（重要業績評価指標）の設定が重要です。時間短縮、コスト削減、品質向上などの観点から、具体的な数値目標を設定し、定期的に評価します。
継続的な改善のためには、スタッフからのフィードバックを積極的に収集し、システムの調整や運用方法の見直しを行います。DXは一度導入して終わりではなく、継続的な改善により、長期的な競争優位性を確保できます。
コスト削減と生産性向上の実現方法
DXの導入により、イベント会社が実現できるコスト削減と生産性向上の具体的な方法について、数値を含めて詳しく説明します。
人件費削減とリソース最適化
業務自動化により、従来人手に頼っていた作業を大幅に削減できます。例えば、シフト作成業務では、手作業で3-4時間かかっていた作業を、システム化により30分程度に短縮することが可能です。
年間を通じた人件費削減効果は、中規模のイベント会社で数百万円に達する可能性があります。これらの削減分を、より付加価値の高い業務や新規事業開発に投資することで、企業の成長を加速できます。
ミス削減と品質向上効果
手作業による業務では、ヒューマンエラーが避けられません。デジタル化により、転記ミスや計算間違いなどを大幅に削減できます。特に、給与計算や勤怠管理では、ミスによる修正作業や従業員とのトラブルを防ぐことができます。
品質向上により、クライアントからの信頼度が向上し、継続的な受注獲得や単価向上にも寄与します。これらの間接的な効果も含めると、DX導入の投資回収期間は1-2年程度と見込まれます。
スケーラビリティと競争力強化
デジタル化されたシステムは、業務量の増加に対して柔軟に対応できます。繁忙期や大規模イベント時でも、システムの処理能力を活用することで、追加の人員確保を最小限に抑えることができます。
また、データの蓄積と分析により、過去の実績を基にした予測や最適化が可能になります。これにより、より精度の高い見積もりや効率的な人員配置が実現でき、競合他社との差別化要因となります。
人手不足の現場を支える「プロキャスイベント」
深刻な人手不足に直面するイベント業界では、限られたリソースでも安定した運営を実現するための仕組みが求められています。プロキャスイベントは、イベントの現場に特化したクラウド型スタッフ管理システムで、煩雑な業務を一元化し、管理者とスタッフ双方の負担を大幅に軽減します。
シフト・勤怠・連絡業務を一括で効率化
アプリを通じてスタッフのスケジュール調整や出勤確認がワンタップで完了します。紙や電話に頼る運用から脱却でき、業務の効率化に繋がります。
現場の到着確認や勤怠報告もシステム上で確認できるため、管理者は現場状況を即時に把握でき、人的なミスや確認の抜け漏れを防ぎます。
案件配信とマッチングの自動化でスピードアップ
登録スタッフのスキルや稼働エリア、過去の実績に応じて最適な人材をマッチングできます。案件配信も一括で行えるため、募集から配置までのリードタイムを大幅に短縮できます。
これにより、少ない管理工数で複数現場を同時に運用することが可能になり、人的リソース不足をシステムの力で補う運営が実現します。
事後処理の省力化と情報の蓄積
勤怠情報や業務報告は自動で集計され、給与計算や請求書発行にもシームレスに連携します。運営後の事務処理にかかる時間とミスを削減でき、経理部門や管理部門の負荷も軽減されます。
蓄積されたデータは、稼働傾向の分析や人材活用の改善にも活かせます。属人的な勘や経験に頼らない、データドリブンな現場運営へと移行できます。
まとめ
イベント業界の人手不足問題は深刻化していますが、DXの活用により解決可能です。適切なデジタル技術の導入と業務プロセスの見直しによって、限られた人的リソースでも高品質なサービス提供が実現できます。
- 人手不足倒産が過去最多を記録する中、DXによる業務効率化は企業存続の重要な戦略
- シフト管理、勤怠管理、案件進行管理など、具体的な管理業務のデジタル化が効果的
- ノーコード・ローコードツールの活用により、IT人材不足でも導入可能
- 段階的な導入とスタッフ研修により、組織文化の変革と持続的な改善が実現
- 年間数百万円のコスト削減と生産性向上が期待できる
イベント業界特有の課題に対応したDXソリューションをお探しの方は、人材管理とシフト管理に特化したプロキャスの活用をご検討ください。スケジュール管理から案件配信、自動連絡管理まで、イベント会社の業務効率化を包括的にサポートします。
