イベント運営の成功には、スタッフの効率的な管理が不可欠です。多くのスタッフを抱えるイベント会社では、シフト管理や勤怠管理に多くの時間と労力を費やしています。しかし、適切なシステムを導入することで、これらの業務を大幅に効率化できるのです。
本記事では、イベントスタッフのシフト管理に特化したシステムの選び方と、おすすめの5つのシステムを紹介します。導入によってどのようなメリットが得られるのか、また自社の規模や特性に合ったシステムの選定方法についても詳しく解説していきます。
イベントスタッフ管理システムとは？基本機能と導入メリット
イベントスタッフ管理システムは、単なるシフト表作成ツールではありません。スタッフの個人情報管理から勤怠記録、給与計算まで一元管理できる総合的なプラットフォームです。
イベントスタッフ管理システムの主要機能
イベント業界特有のニーズに応える機能が充実しています。特に短期・単発の案件が多いイベント業界では、柔軟で迅速な対応が求められます。
- スタッフデータベース（個人情報・スキル・職歴・契約条件など）
- シフト作成・調整機能
- 勤怠管理（打刻・勤怠収集）
- 給与計算自動化
- スタッフとのコミュニケーションツール
- 業務報告・分析機能
特にイベント業界では、短期間に大量のスタッフを手配する必要があるため、効率的なマッチング機能が重要です。希望条件やスキル、就業可能日などを瞬時に比較し、最適な人材を提示できるシステムが理想的でしょう。
導入によるメリット
適切なシステム導入によって、イベント運営企業は多くのメリットを享受できます。単なる業務効率化だけでなく、スタッフの満足度向上やクライアントへのサービス品質向上にもつながります。
主なメリットとしては以下が挙げられます。
- 管理工数の大幅削減（人事担当者の負担軽減）
- 人的ミスの減少（シフト漏れ、給与計算ミスなど）
- リアルタイムの情報共有と状況把握
- マッチング精度の向上（適材適所の人員配置）
- スタッフ満足度の向上（希望シフトの反映など）
- データに基づく運営改善（稼働率や人員配置の最適化）
特に多数のスタッフを抱える企業では、システム導入により管理コストを30%以上削減できたというケースも少なくありません。また、属人化を解消し、誰でも同じ手順で処理できる体制を構築できることは、組織の安定運営において非常に重要です。
イベントスタッフ管理システムの選び方とチェックポイント
適切なシステムを選ぶためには、自社の業務フローや特性を理解した上で、必要な機能を持つシステムを見極めることが重要です。以下の観点から検討しましょう。
自社の業務規模と特性の把握
まず自社の業務規模や特性を明確にし、それに合ったシステムを選ぶことが大切です。イベントの種類や頻度、スタッフ数などによって必要な機能は変わってきます。
例えば、短期・単発のイベントが多い場合は、スピーディーなシフト作成や急な人員変更に対応できるシステムが望ましいでしょう。一方、長期的な案件や定期イベントが多い場合は、安定したシフト管理や累積データの分析機能が重要になります。
イベント業界特有の「朝のモーニングコール機能」や「GPS打刻機能」などで、欠勤・遅刻リスクを抑える工夫があるシステムは特に有用です。日々のオペレーションをスムーズにするだけでなく、クライアントへの信頼性向上にもつながります。
重視すべき機能の明確化
自社にとって必須の機能と、あれば便利な機能を区別しましょう。基本的なシフト管理機能は当然として、以下のような機能が必要かどうかを検討します。
- リモートアクセス機能（スタッフが外出先でもシフト確認や打刻ができるか）
- 自動マッチング機能（スタッフのスキルや条件に合わせた案件提案）
- リアルタイム連絡機能（急な変更や緊急連絡に対応できるか）
- 給与計算機能（日払い・週払いなど多様な支払い形態に対応）
- データ分析・レポート機能（運営改善に活用できるか）
- 他システムとの連携（会計ソフトや求人サイトとの連携）
特にイベント業界では、日払いや週払いなどの多様な給与形態への対応が重要なポイントになります。スタッフの希望に応じた柔軟な支払いが可能なシステムを選ぶことで、スタッフの満足度向上や人材確保にもつながるでしょう。
導入コストと使いやすさのバランス
システム導入にあたっては、初期費用・月額費用などのコストと、得られる効果のバランスを考慮することが重要です。料金体系はシステムによって異なり、ユーザー数ごとの課金や機能ごとのオプション料金など様々です。
また、使いやすさも重要な選定基準です。いくら高機能でも、操作が複雑で現場に浸透しなければ意味がありません。特に以下の点に注目しましょう。
- 直感的な操作性（複雑な説明なしで使えるか）
- モバイル対応（スマートフォンやタブレットで快適に使えるか）
- カスタマイズ性（自社の業務フローに合わせた設定が可能か）
- サポート体制（導入時のサポートや運用中の問い合わせ対応）
多くのシステムでは無料トライアル期間を設けているので、実際に使用感を確かめてから導入を決めることをお勧めします。特に現場担当者や実際に使用するスタッフの意見を聞くことで、導入後のスムーズな運用につながります。
イベントスタッフ管理システムおすすめ5選の比較
イベントスタッフのシフト管理に適したシステムを5つ厳選しました。それぞれの特徴や料金を比較し、自社に最適なシステムを見つける参考にしてください。
1. ジンジャー勤怠 – シンプルで使いやすいシフト管理
ジンジャー勤怠は、直感的な操作性と柔軟なシフト管理機能で人気のシステムです。特に中小規模のイベント運営会社に適しています。
希望シフト収集から作成までワンクリックで完了できる点が大きな魅力です。多数のスタッフのシフト希望を効率的に集約し、最適なシフト表を素早く作成できます。
| 主な特徴 | ・スマホ対応で休暇申請や承認も簡単 ・テレワークやフレックスタイム制など多様な働き方に対応 ・シンプルな操作性で研修時間を最小限に |
|---|---|
| 料金 | 月額400円/ユーザー（無料トライアルあり） |
| 向いている企業 | 中小規模のイベント会社、シンプルな操作性を重視する企業 |
2. KING OF TIME – 柔軟性と拡張性に優れたシステム
KING OF TIMEは、多様な働き方に対応する柔軟なシフト管理システムです。パターン登録が無制限で、複雑なシフト体系にも対応できます。
特に大規模イベントを手がける企業や、複数の現場を同時に管理する必要がある企業に適しています。欠員発生時の一括メール送信機能など、緊急時の対応にも優れています。
| 主な特徴 | ・パターン登録数無制限で複雑なシフトにも対応 ・欠員時には一括メール送信機能でスピーディに対応 ・集計データを会計ソフトと連携し給与計算を効率化 |
|---|---|
| 料金 | 月額300円/ユーザー（30日間無料トライアルあり） |
| 向いている企業 | 多様なシフトパターンを持つ企業、大規模イベント運営会社 |
特に給与計算との連携が強力で、勤怠データを自動的に給与計算に反映させることができます。月末の給与計算業務の効率化に大きく貢献するでしょう。
3. Optamo – AI活用で最適なシフトを自動作成
Optamoは、AIによる最適化エンジンを搭載したシフト管理システムです。複雑な条件下でも最適なシフトを自動で作成できる点が最大の特徴です。
多数のスタッフを抱える大規模イベントや、スキルや資格によって配置を細かく調整する必要があるケースに特に有効です。
| 主な特徴 | ・AIによる最適化エンジン搭載で効率的なシフト作成 ・勤務条件設定やアラート表示など細かいカスタマイズが可能 ・複雑な条件下でも公平なシフト配分を実現 |
|---|---|
| 料金 | 「Optamo Lite R」「Optamo for Shift」など複数プラン（要問い合わせ） |
| 向いている企業 | 大規模イベント運営、複雑な条件でのスタッフ配置が必要な企業 |
AIによる自動最適化機能により、従来人手で行っていたシフト調整作業を大幅に削減できます。またスタッフの希望や能力を考慮した公平なシフト配分が可能になるため、スタッフの満足度向上にも寄与します。
4. Shiftee – スキル管理と連携に優れたシステム
Shifteeは、スタッフごとのスキル可視化機能が充実したシステムです。イベントの種類や役割に応じて最適なスタッフを配置するのに役立ちます。
マルチデバイス対応で、スタッフ・管理者ともにどこからでもアクセスできるため、急な変更や確認にもスピーディに対応可能です。
| 主な特徴 | ・スタッフごとのスキル可視化機能で正確な人員配置 ・マルチデバイス対応でどこでも操作可能 ・求人機能との連携で採用からシフト管理までワンストップ |
|---|---|
| 料金 | Light版200円/月、Full版400円/月（初期費用0円） |
| 向いている企業 | スキルや経験に基づいた配置が重要なイベント運営会社 |
特にスキル管理機能が優れており、スタッフのスキルや経験に基づいた最適な人員配置が実現します。これにより、イベントの質の向上や顧客満足度の向上につながります。
5.プロキャスイベント- イベント運営に特化した総合システム
プロキャスイベントは、イベント業界に特化したシフト管理・スタッフ管理システムです。イベントの規模や種類に応じて柔軟に対応できる高機能なツールで、現場スタッフの管理やシフト調整を簡素化し、業務の効率化を支援します。
このシステムは、シフト作成やスタッフ配置の最適化を支援するだけでなく、リアルタイムでのコミュニケーション機能や、スタッフの出勤・退勤の自動記録など、イベント運営をよりスムーズに進めるための多彩な機能が揃っています。
| 主な特徴 | ・複雑なシフトパターンやスタッフの希望に基づいたシフトの作成 ・出勤・退勤を自動で記録し、リアルタイムで管理 ・複数の会場やイベントの同時管理 |
|---|---|
| 料金 | 月額30,000円～ |
| 向いている企業 | 複数の会場を使ったイベントやキャンペーン運営を行う企業 |
イベント運営のすべてのプロセスを一元管理できる総合システムとして、業務効率の大幅な改善が期待できます。特にイベント企画から実施、事後フォローまでを一貫して管理したい企業に最適です。
イベントスタッフ管理システム導入の流れとポイント
システム選びは慎重に行い、計画的に導入を進めることが成功の鍵です。以下に、導入のステップとそれぞれのポイントを解説します。
導入前の準備と現状分析
まずは自社の現状を正確に把握することから始めましょう。現在のシフト管理や人員配置における課題や非効率な点を洗い出し、システム導入によって解決したい問題を明確にします。
例えば、以下のような点を分析すると良いでしょう。
- 現在のシフト作成にかかる時間と工数
- シフト調整や変更に関する課題（連絡方法、対応時間など）
- スタッフの希望収集方法と反映率
- 勤怠管理の方法と正確性
- 給与計算との連携状況
特にイベント・キャンペーンで必要となるスタッフ数、期間、給与形態などを明確にすることが重要です。これらの情報をもとに、必要なシステム要件を策定していきます。
トライアル活用と実運用テスト
多くのシステムでは無料トライアル期間が設けられています。この機会を活用して、実際の業務フローに適合するかを検証しましょう。
トライアル期間中は以下のポイントに注目すると良いでしょう。
- 操作性と直感性（管理者・スタッフ双方の視点から）
- 必要な機能が揃っているか
- 自社の業務フローとの適合性
- カスタマイズの柔軟性
- サポート体制の充実度
特に実際に使用する現場スタッフや管理者の意見を積極的に集め、使い勝手や改善点を洗い出すことが重要です。トライアル期間中に明らかになった課題は、導入前に解決策を見つけておくと良いでしょう。
スムーズな移行と運用のポイント
システム導入が決まったら、スムーズな移行と運用開始のための準備を進めます。特に以下の点に注意しましょう。
- データ移行計画の策定（スタッフ情報、過去のシフトデータなど）
- 管理者向けの研修実施（システムの操作方法、トラブル対応など）
- スタッフへの説明会開催（新システムの利点、使用方法など）
- 段階的な導入（一部の現場や小規模イベントから試験的に運用）
- フィードバック収集とシステム調整
導入初期は旧システムと並行運用することで、リスクを最小限に抑えることができます。また、定期的なフィードバック収集と改善を繰り返すことで、徐々に最適な運用方法を確立していきましょう。
イベントスタッフ管理における最新トレンドと今後の展望
イベントスタッフ管理の分野では、テクノロジーの進化により新たなトレンドや可能性が生まれています。将来を見据えたシステム選びのために、最新動向についても理解しておきましょう。
AIとデータ分析の活用
人工知能（AI）とデータ分析技術の発展により、より高度なスタッフ管理が可能になっています。過去のデータを分析することで、最適な人員配置や予測に基づいたシフト作成が実現します。
具体的には以下のような活用が進んでいます。
- AIによる最適シフト自動作成（複雑な条件を考慮）
- 需要予測に基づいた人員配置の最適化
- スタッフのパフォーマンス分析と最適配置
- 欠勤リスクの予測と事前対応
特にデータの蓄積が進むにつれて、AIの精度は向上し、より正確な予測と最適化が可能になります。将来的には、イベントの特性やスタッフの適性を考慮した「パーソナライズされたマッチング」が当たり前になるでしょう。
モバイルファーストとリアルタイム連携
スマートフォンの普及により、スタッフ管理システムもモバイルファーストの設計が主流になっています。スタッフはアプリを通じていつでもどこでもシフトの確認や変更、勤怠登録が可能です。
リアルタイム連携の進化により、以下のような機能が実現しています。
- GPS連動の勤怠管理（現場到着の自動記録）
- プッシュ通知によるリアルタイムアラート
- チャット機能による即時コミュニケーション
- 緊急時の一斉連絡と応答確認
特にイベント業界では、現場状況の変化に即座に対応できる機動性が重要であり、モバイル対応とリアルタイム連携は今後さらに進化するでしょう。これにより、より柔軟で効率的なスタッフ管理が可能になります。
まとめ
イベントスタッフ管理システムの選定は、自社の業務特性や規模、予算に合わせて慎重に行う必要があります。適切なシステムを導入することで、業務効率の大幅な向上とスタッフ満足度の向上が期待できます。
- 自社の業務規模と特性を正確に把握し、必要な機能を明確にする
- 操作性と使いやすさを重視し、スタッフが抵抗なく使えるシステムを選ぶ
- コストと得られる効果のバランスを考慮する
- 無料トライアルを活用して、実際の業務フローとの適合性を検証する
- 段階的な導入とフィードバックの収集で、最適な運用方法を確立する
イベント運営の効率化とスタッフ管理の最適化をお考えなら、プロキャスイベントの導入もご検討ください。プロキャスイベントは、イベントスタッフ管理に特化したシステムとして、スケジュール管理からマッチング、自動連絡管理まで、イベント運営に必要な機能を網羅しています。スタッフとのスムーズなコミュニケーションと効率的な管理で、イベント成功への一歩を踏み出しましょう。
