現場ごとに必要な人数を確認し、スタッフの勤務可能日や条件を確認しながら配置を決めているものの、「毎回調整に時間がかかる」「急な欠勤があると配置表を作り直さなければならない」と感じることもあるのではないでしょうか。
現場の配置管理では、スタッフの勤務状況だけでなく、案件ごとの条件を確認しながら人員を割り当てる必要があります。さらに、配置決定後には本人への共有や当日の勤怠確認なども発生するため、現場やスタッフが増えるほど管理業務は複雑になりやすくなります。
Excelやホワイトボードで管理している場合、現場数やスタッフ数が増えるにつれて、更新や情報共有、条件確認に手間がかかることもあります。
本記事では、現場の配置管理の基本から、起こりやすい課題、効率化のポイント、Excelや配置管理システムの違い、システム選定時の確認事項まで分かりやすく解説します。
現場の配置管理とは
現場の配置管理とは、案件や作業現場ごとに必要となる人数や条件を確認し、勤務可能なスタッフを割り当てる業務です。
複数のスタッフが複数の現場や案件で働く事業では、「誰が・いつ・どの現場で働くのか」を決める必要があります。
一見すると、スタッフの名前を配置表へ入れるだけの作業に見えるかもしれません。しかし実際には、現場の必要人数、勤務時間、スタッフの勤務希望、経験、対応可能な業務条件など複数の条件を確認しながら配置を決定する必要があります。
さらに、一度配置を決めても、スタッフの欠勤や現場の日程変更、追加案件などが発生すれば再調整が必要です。
そのため、配置管理を効率化するには、単に配置表をデジタル化するだけでなく、案件情報・スタッフ情報・シフト・配置・勤怠をどのようにつなぐかまで考えることが重要です。
シフト管理との違い
配置管理と混同しやすいものに「シフト管理」があります。
シフト管理は、主にスタッフが「いつ働けるのか」「いつ勤務するのか」を管理する業務です。一方、配置管理では、その勤務可能なスタッフを「どの現場・案件へ割り当てるのか」まで決定します。
たとえば、ある日に10人のスタッフが勤務可能だったとしても、現場Aに4人、現場Bに3人、現場Cに3人必要であれば、それぞれの条件を確認しながら配置しなければなりません。
| 管理業務 | 主に確認する内容 |
|---|---|
| シフト管理 | 勤務可能日、希望休、勤務時間など |
| スタッフ管理 | 経験、所属、連絡先、勤務条件など |
| 案件管理 | 現場、日時、必要人数、仕事内容、条件など |
| 配置管理 | 誰をどの案件・現場へ割り当てるか |
| 勤怠管理 | 実際の出勤・退勤、実働時間など |
配置管理で確認する主な情報
適切な人員配置を行うには、「空いている人を順番に入れる」だけでは不十分です。
まず案件側では、現場名、勤務日、勤務時間、必要人数、仕事内容などを把握します。業務によって経験や対応条件などがある場合は、それらも配置条件になります。一方、スタッフ側では、勤務可能日、保有資格、経験、勤務条件などを確認します。
たとえば資格が必要な案件へ資格を持たないスタッフを配置したり、別の現場へすでに配置されているスタッフを重複して割り当てたりすれば、再調整が必要になります。
配置管理では、案件側の「必要条件」とスタッフ側の「勤務可能条件」を照合することが基本です。
現場の配置管理が複雑になりやすい理由
現場の数やスタッフ数が少ないうちは、担当者の記憶やExcelでも管理できる場合があります。しかし案件やスタッフが増えるほど、配置管理では確認しなければならない組み合わせが増えていきます。
Excelによる配置管理では、更新・共有に時間がかかることや、複数現場の人員状況を把握しにくいことが課題になる場合があります。
現場ごとに必要人数や条件が異なる
配置管理を難しくする一つ目の要因は、案件ごとに条件が異なることです。
現場Aには5人必要でも、現場Bは2人でよい場合があります。また、「経験のあるスタッフを配置したい」「特定の業務に対応できるスタッフが必要」といった条件が加わることもあります。勤務時間についても、日中の案件だけでなく早朝や夜間の案件が混在する場合があります。
そのため、単純にスタッフ人数と現場数だけを見て配置するのではなく、各案件の条件を確認したうえで人員を組み合わせる必要があります。
スタッフごとに勤務可能日やスキルが異なる
案件側に条件がある一方で、スタッフ側にも違いがあります。
勤務できる曜日や時間帯、勤務可能エリア、経験などはスタッフによって異なります。毎日勤務する社員だけでなく、希望シフトを提出するアルバイトや登録スタッフが多い企業では、日ごとに勤務可能な人員も変化します。
「今日空いているスタッフ」を調べたあと、さらに案件条件に適合するか確認しなければならないため、スタッフ数が増えるほど照合作業の負担も大きくなります。
変更が発生するたびに再調整が必要になる
現場では、事前に決めた配置がそのまま実施できるとは限りません。
配置管理では、一人の変更がほかの現場の配置にも影響します。たとえば、ある現場の不足を補うために別の現場からスタッフを移せば、今度は移動元の必要人数を満たしているか確認しなければなりません。このように、複数現場の配置が相互に関係することも、管理が複雑になる要因です。
そのため、最初の配置作成だけでなく、変更発生後に全体を確認しながら再配置できる状態を作ることも重要です。
現場の配置管理で起こりやすい5つの課題
Excelやホワイトボードによる配置管理そのものに問題があるわけではありません。スタッフ数や案件数が限られている企業であれば、それらで十分に管理できることもあります。
一方、現場数やスタッフ数、変更回数が増えると、管理方法と業務量が合わなくなるケースがあります。
配置を決めるまでに時間がかかる
配置担当者は、案件ごとの必要人数を確認し、勤務可能なスタッフを探し、その中から条件に合う人材を選びます。
スタッフのシフト表、スタッフ情報、過去の配置表などが別々に管理されている場合、一人を配置するだけでも複数のファイルや資料を確認しなければなりません。
「この人は空いているか」「この案件に配置できるか」を一人ずつ確認する作業が増えることで、配置決定までの時間が長くなります。
例えば、ホワイトボードやExcelで配置管理を行っている場合、配置担当者への確認やファイル更新に時間がかかることがあります。システム導入後は複数現場の状況を画面上で確認できるようになった例が紹介されています。
個別企業の事例であり同様の効果を保証するものではありませんが、情報を一か所へ集めることが配置業務の効率化につながる例といえます。
二重配置や配置漏れが発生する
複数の担当者が配置を変更する環境では、情報の更新タイミングがずれることで二重配置が発生することがあります。
たとえば、担当者Aがスタッフを現場Aへ配置したものの、その情報が担当者Bへ共有されていなければ、担当者Bが同じスタッフを現場Bへ配置してしまう可能性があります。反対に、必要人数を満たしていると思っていた現場で実際には一人足りていなかったという配置漏れも考えられます。
配置状況を確認する際は「誰がどこにいるか」だけでなく、現場ごとの必要人数に対して現在何人配置されているかを確認できることが重要です。
最新の配置情報を共有しにくい
Excelファイルをメールで送信したり、確定した配置表をPDFや紙で共有したりする方法では、変更のたびに再配布が必要です。さらに、複数のファイルが保存されると、スタッフが古い配置表を見てしまう可能性もあります。
配置情報は変更されることを前提に、管理者だけでなく現場スタッフも最新情報へアクセスできる状態にしておくことが重要です。
急な欠勤や案件変更への対応が難しい
欠勤が発生すると、配置担当者は代わりに勤務できるスタッフを探さなければなりません。しかし、勤務可能状況をすぐ確認できなければ、複数のスタッフへ電話やメールで連絡し、「今日勤務できるか」を一人ずつ確認することになります。
欠員対応では時間が限られるため、勤務可能なスタッフや未配置のスタッフをすぐ抽出できる仕組みがあると、候補者を探す作業を減らしやすくなります。
配置後の勤怠・給与管理で再入力が発生する
配置を決めた段階で業務が終わるわけではありません。当日は実際にスタッフが勤務したかを確認し、勤務終了後には実働時間を勤怠情報として管理します。そのデータは最終的に給与計算などにも利用されます。
配置表、勤怠表、給与計算用データをそれぞれ別々に管理している場合、同じスタッフ名や勤務日、勤務時間を何度も入力することになります。
そのため配置管理の効率化では、配置表だけを見るのではなく、後工程まで含めて管理方法を検討する必要があります。
現場の配置管理を効率化する5つのポイント
配置管理を効率化するために、最初からシステムを導入しなければならないわけではありません。ここでは、システムの導入有無にかかわらず、まず見直したい配置管理の考え方を紹介します。
現場ごとの配置条件を整理する
最初に整理したいのが、案件側の条件です。
現場名と日時、必要人数だけで配置している場合でも、担当者の頭の中では「この現場には経験者が必要」「このスタッフはこの案件には入れない」といった判断をしていることがあります。こうした暗黙の条件が増えるほど、配置業務が特定担当者の経験や記憶に依存します。
案件登録時に、必要人数、勤務時間、必要な経験や対応条件などを整理しておけば、配置時に確認すべき条件を明確にできます。
スタッフ情報を一元管理する
次に、配置判断に必要なスタッフ情報を整理します。スタッフ基本情報、勤務可能日、経験、対応可能な業務などが別々のファイルに保存されていると、配置のたびに情報を探す必要があります。
特にスタッフ数が多い企業では、「誰がどの条件に当てはまるのか」を一覧から探すより、条件を指定して候補者を絞り込める状態にした方が効率的です。
配置管理はスタッフ情報を利用して行うため、スタッフデータベースを整えることが配置管理効率化の土台になります。
配置状況を一覧で確認できるようにする
配置担当者が確認したいのは、個々のスタッフだけではありません。「どの現場が埋まっているのか」「どこに不足があるのか」「まだ配置されていないスタッフは誰か」という全体状況を確認する必要があります。
そのため、現場単位とスタッフ単位の両方から配置状況を確認できると管理しやすくなります。現在の配置状況を一覧化できれば、担当者が頭の中で複数の現場を組み合わせて考える必要も減らせます。
配置変更をリアルタイムで共有する
配置変更が多い企業では、配置表を作成する時間だけでなく、変更内容を連絡する時間も大きな負担になります。配置を変更するたびに電話やメールで個別連絡すると、担当者の作業が増えるだけでなく、スタッフが変更を確認したかどうかも分かりにくくなります。
管理画面で変更した内容をスタッフ側のスマートフォンなどへ反映できれば、管理者とスタッフが同じ配置情報を確認できます。重要なのは「配置表を作ること」ではなく、確定した配置情報が実際に働くスタッフまで正確に届くことです。
シフト・配置・勤怠をつなげて管理する
配置管理を効率化する場合、最も確認したいのが前後工程とのつながりです。
理想的には、スタッフが提出した勤務可能日をもとに配置候補を確認し、配置が決定したらその勤務情報がスタッフへ共有され、当日は同じ案件情報を使って勤怠を記録できる状態です。こうすれば、配置表から勤怠表へ勤務日やスタッフ名を再入力する必要がありません。
配置管理の改善では、一つの作業を数分短縮するだけではなく、同じデータを何回入力しているかを確認することが重要です。
Excel・ホワイトボード・配置管理システムの違い
現場の配置管理には、大きく分けてホワイトボード、Excel・スプレッドシート、専用システムなどの方法があります。どの方法が適しているかは、スタッフ数や現場数、配置変更の頻度によって異なります。
| 配置管理方法 | 特徴 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|---|
| ホワイトボード | 配置状況を視覚的に把握しやすく、現場内で共有しやすい | 少人数のスタッフ管理や、変更が少ない現場 | 更新履歴が残らず、外出先から確認・変更しにくい |
| Excel・スプレッドシート | スタッフ情報や勤務予定を一覧で管理でき、自由に項目を追加できる | スタッフ数が比較的少なく、担当者が管理できる規模 | 複数人で更新する場合、入力ミスやファイル管理の手間が発生しやすい |
| 配置管理システム | スタッフ情報・勤務予定・配置状況を一元管理できる | 多数のスタッフや複数現場を管理する企業 | 導入時に運用ルールの整理が必要 |
Excelは自由度が高く、自社の運用に合わせて管理表を作れることが大きなメリットです。現場数やスタッフ数が少なく、配置変更も少ない企業であれば、十分対応できる場合があります。
一方、スタッフ数や現場数が増え、毎日のように配置変更が発生する企業では、更新・確認・共有にかかる作業が増えていきます。
システム化を検討する基準は、「Excelだから問題」ということではありません。現在の管理方法によって、どれだけ確認・転記・連絡が発生しているかを見ることが重要です。
現場配置管理システムを選ぶときのポイント
配置管理システムには、単純な配置表作成に特化したものから、シフトや勤怠まで管理できるものまでさまざまな種類があります。機能数だけで比較するのではなく、自社の配置業務でどこに時間がかかっているのかを整理したうえで選ぶ必要があります。
現場単位で人員を確認できるか
まず確認したいのは、現場ごとの配置状況です。案件ごとの必要人数と現在の配置人数を確認できれば、どの現場に不足があるのかを把握しやすくなります。
複数現場を同時に管理する場合は、日付ごと、案件ごと、スタッフごとなど、実際の業務に合った表示方法があるかも確認するとよいでしょう。
スタッフ条件から配置候補を探せるか
スタッフ数が増えるほど、「誰を配置できるか」を探す作業に時間がかかります。そのため勤務可能日だけでなく、資格、経験など、自社で配置判断に使っている条件を登録・検索できるかを確認することが重要です。
単に空いているスタッフを表示するだけでなく、案件に適した候補者を絞り込めるほど、配置担当者の確認作業を減らしやすくなります。
スマートフォンから確認できるか
配置管理は管理者だけで完結する業務ではありません。最終的には、配置されたスタッフ自身が「いつ・どの現場へ行くのか」を確認する必要があります。スタッフがスマートフォンから勤務予定や現場情報を確認できれば、配置表を別途送信する作業を減らせます。
急な変更が多い場合は、更新された情報がどのようにスタッフへ通知されるかまで確認することが重要です。
勤怠や給与まで連携できるか
配置業務だけを効率化しても、配置確定後の情報を勤怠システムや給与計算用Excelへ手入力するのであれば、管理担当者の業務は残ります。そのため、配置した案件情報を勤怠へ利用できるか、実働データを給与計算につなげられるかも確認したいポイントです。
配置、勤怠、給与を同じデータでつなげられれば、二重入力を減らし、入力ミスを防ぎやすくなります。
自社の業務フローに合っているか
高機能なシステムが必ずしも自社に適しているとは限りません。たとえば、現場ごとの条件を細かく管理したい企業と、勤務可能なスタッフをスピーディーに配置したい企業では、重視すべき機能が異なります。
導入前には、案件登録からスタッフの配置、本人への共有、当日の勤怠確認、給与反映まで、自社で実際に行っている業務の流れを整理し、どの工程をシステム化できるのか確認することが重要です。
プロキャスなら配置管理の前後業務まで一元管理
ここまで見てきたように、現場の配置管理はシフト確認やスタッフ管理、勤怠などと連続しています。こうした業務を一元化する方法の一つが、現場配置に対応した管理システムの活用です。
シフト確認からスタッフ配置まで一元管理
「プロキャス」は、現場スタッフのシフト、配置、勤怠などを管理できるクラウド型の労務管理システムです。
たとえばプロキャスでは、案件ごとのスタッフ配置や勤務情報の共有、希望シフトの収集など、複数現場を管理する業務をサポートしています。また、スタッフはスマートフォンアプリから希望シフトを提出でき、管理側では、案件ごとのスタッフ配置を管理できます。
配置管理で発生しやすい課題と、プロキャスで対応できる主な機能を整理すると次のとおりです。
| 配置管理の課題 | プロキャスでできること |
|---|---|
| スタッフの勤務可能日を確認するのに時間がかかる | アプリから希望シフトを収集・管理 |
| 誰をどこへ配置したか把握しにくい | 案件単位でスタッフを配置 |
| スタッフ情報が分散している | スタッフ情報を一元管理 |
| 確定した勤務情報の連絡に時間がかかる | アプリを通じて勤務予定を共有 |
| 当日の勤務状況を別途確認している | スマートフォンから勤怠・勤務報告 |
| 勤怠データを給与用に再入力している | 勤怠実績を給与計算へ活用 |
プロキャスでは、利用する業務に合わせて、スタッフ配置や勤務情報共有などを管理できます。
配置後の勤怠・給与業務にも活用
配置管理をシステム化するメリットの一つは、配置データをその後の業務に利用できることです。プロキャスでは、実働時間などの勤務実績を管理し、給与計算へ利用できます。また、CSV出力して給与計算に活用することも可能です。
たとえば従来、シフト表を確認して配置表へ入力し、勤務終了後に勤怠表へ実績を入力し、さらに給与計算用ファイルへ転記している場合、同じスタッフの勤務情報を複数回扱うことになります。
シフトから配置、勤務実績まで情報をつなげることで、こうした転記作業を減らすことが可能です。
ただし、必要な機能や管理方法は、スタッフ数、案件数、雇用形態、給与体系などによって異なります。システムを導入する際は、現在の配置管理だけではなく、前後の業務も含めてどこに負担が発生しているかを整理したうえで検討することが重要です。
現場の配置管理は「人を配置する作業」だけで考えないことが重要
現場の配置管理では、案件ごとの必要人数や条件と、スタッフの勤務可能日や経験などを照らし合わせながら、適切な人員を割り当てる必要があります。
現場やスタッフが増えるほど組み合わせは複雑になり、Excelやホワイトボードでは、更新や情報共有、配置変更への対応に手間がかかる場合があります。
配置管理を見直す際は、配置表だけを効率化するのではなく、案件情報やスタッフ情報を整理し、シフト、配置、勤怠まで一連の業務として確認することが重要です。
現場ごとの人員配置やスタッフのシフト確認に時間がかかっている場合は、こうした業務を一元管理できるシステムも選択肢の一つです。
プロキャスでは、スタッフのシフト提出から案件への配置、勤務予定の共有、勤怠管理までを一元化できます。
現在のExcelやホワイトボードによる管理から、どの業務を効率化できるのか確認したい場合は、サービス資料をご覧ください。
