派遣管理システムの料金相場は？コストを抑えて導入する方法

人材派遣業界では、スタッフ情報や勤怠管理、契約書作成、請求業務など煩雑な作業が多く、これらを効率的に処理するためのシステム導入が進んでいます。しかし、派遣管理システムの導入費用は会社の規模や必要機能によって大きく異なるため、予算計画が立てにくいという悩みがあります。

この記事では、派遣管理システムの料金を比較し、コストを抑えながら効果的にシステムを導入する方法をご紹介します。適切なシステム選びで業務効率を向上させながら、無駄なコストを削減するためのポイントを押さえていきましょう。

派遣管理システムとは？

派遣管理システムは、人材派遣業務における様々な管理作業を一元化するためのソフトウェアです。スタッフ情報や勤怠、契約、請求業務などを効率的に処理できるよう設計されています。

派遣管理システム導入のメリット

派遣管理システムを導入することで、多くの業務効率化が実現します。手作業による転記ミスやデータ入力の手間が大幅に削減されるため、人件費の削減にもつながります。

また、データの一元管理により情報の検索性が向上し、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。特に法改正への対応が自動化される点は、コンプライアンスリスクを低減する重要なメリットです。

派遣管理システムの基本機能

派遣管理システムには様々な機能が搭載されていますが、主要な機能は以下の通りです。これらの機能がどれだけ充実しているかで、価格や使い勝手が大きく変わってきます。

機能	概要
求人・案件管理	派遣先企業の求人情報を一元管理し、適切なスタッフとのマッチングをサポート
スタッフ情報管理	登録スタッフの個人情報、スキル、資格、就業履歴などを統合管理
勤怠管理	スタッフの出退勤時間の記録、シフト管理、残業時間の自動計算
給与計算	勤怠データに基づく給与の自動計算、控除額計算、給与明細作成
契約書管理	労働契約書、派遣契約書などの電子化と自動作成
請求管理	派遣先企業への請求書の自動作成、入金管理

これらの機能は基本的なものですが、実際のシステムでは各社の特色や追加機能が存在します。自社の業務フローに最適な機能を優先的に選ぶことが、コスト効率の良いシステム導入につながります。

派遣管理システムの料金相場とコスト構造

派遣管理システムの料金体系は、初期費用と月額利用料の2つの要素で構成されるのが一般的です。ここでは、実際の料金相場とコスト構造について詳しく見ていきましょう。

導入形態別の料金相場

派遣管理システムは、クラウド型とオンプレミス型（パッケージ型）の2種類に大別されます。それぞれの特徴を比較してみましょう。

導入形態	特徴
クラウド型	・初期投資が少なく導入しやすい ・サーバー管理不要 ・自動アップデート ・利用人数に応じた課金
オンプレミス型	・カスタマイズ性が高い ・自社内でデータ管理 ・ランニングコストが比較的安定 ・大規模導入に向いている

クラウド型は初期投資を抑えられるため、中小規模の派遣会社にとって導入ハードルが低いのが大きな特徴です。一方、オンプレミス型は初期費用は高いものの、大規模な利用やセキュリティを重視する場合に適しています。

利用規模別の月額料金目安

派遣管理システムの料金は、利用するスタッフ数や登録者数に大きく左右されます。1人単位で料金が変わる場合や、規模単位でコースが変わっていくことがあります。

これらの価格帯は一般的な目安であり、システムの機能や提供ベンダーによって変動します。また、登録スタッフ数が多い場合や、特定の追加機能を利用する場合は、さらに料金が上乗せされることがあります。

初期費用の内訳

初期費用は、システム導入時の一時的なコストです。具体的には以下のような項目が含まれます。

• システムライセンス料
• 初期設定・カスタマイズ費用
• データ移行費用
• システム連携費用（既存システムとの連携が必要な場合）
• トレーニング・研修費用

特に注意すべきは、カスタマイズや既存システムとの連携費用です。これらは当初の見積もりには含まれていないことが多く、追加費用として発生する場合があります。事前に必要なカスタマイズの範囲を明確にし、見積もりに含めてもらうことが重要です。

月額利用料の内訳

月額利用料には、システムの継続的な利用に関わる費用が含まれます。主な内訳は以下の通りです。

• 基本利用料
• ユーザーライセンス料（利用者数に応じた課金）
• 保守・サポート料
• サーバー利用料・クラウドストレージ料
• アップデート・バージョンアップ料

クラウド型の場合、これらのコストがまとめて月額料金として課金されることが多いですが、オプション機能の追加や利用者数の増加に伴い、月額料金が変動する点に注意が必要です。

派遣管理システムの主要サービスと料金比較

市場には様々な派遣管理システムが存在します。ここでは代表的なサービスの特徴と料金を比較し、自社に最適なシステム選定の参考にしていただけるよう情報をまとめました。

人気の派遣管理システム比較

主要な派遣管理システムの特徴と料金を比較してみましょう。機能や特徴が各社で異なるため、自社の業務フローに合ったシステムを選ぶことが重要です。

サービス名	初期費用	月額料金	特徴
プロキャス	10万円（税抜）	30,000円〜/月	・スマホアプリでの対応が可能 ・派遣管理をオールインワンで対応可能 ・ユーザー継続率96.4%
KING OF TIME	無料	300円（税抜）〜/1ユーザー	・使いやすいインターフェース ・豊富な連携サービス ・高いカスタマイズ性
ジョブカン勤怠管理	無料	200円（税抜）〜/1ユーザー	・低コストで導入可能 ・他のジョブカンシリーズと連携 ・シンプルな操作性
STAFF EXPRESS	無料	25,000円〜	・導入実績10000社以上 ・求人〜請求までワンストップ ・モバイル対応
PlusNavi	10万円（税抜）〜	基本料10,000円+150円（税抜）〜/1ユーザー	・派遣向けカスタマイズ可能 ・キャスティングナビと連携 ・充実したサポート体制
staff-one	30万円	200円〜/1ユーザー + 保守料金	・多機能な派遣業務管理 ・自由度の高いカスタマイズ ・大規模事業者向け

システム選びの際は、初期費用と月額料金だけでなく、自社の派遣業務の特性に合った機能が備わっているかを重視すべきです。また、将来的な事業拡大も視野に入れ、拡張性も考慮しましょう。

クラウド型とオンプレミス型の比較

クラウド型とオンプレミス型のどちらが自社に適しているかは、事業規模やセキュリティ要件、カスタマイズの必要性などによって異なります。

クラウド型が向いている企業	・初期投資を抑えたい中小規模の派遣会社 ・ITリソースが限られている企業 ・迅速な導入を希望する企業 ・システム管理の手間を省きたい企業
オンプレミス型が向いている企業	・大規模な派遣事業を展開している企業 ・高度なセキュリティが必要な業界 ・独自の業務フローに合わせた大幅なカスタマイズが必要 ・長期的なコスト最適化を重視する企業

導入を検討する際は、現在の事業規模だけでなく、今後3〜5年の事業計画も踏まえて選択することが重要です。拡張性や柔軟性を考慮すると、成長段階の企業にはクラウド型が適していることが多いでしょう。

オプション機能

派遣管理システムの料金は、搭載される機能によっても変動します。必要な機能に応じた価格帯を把握しておくことで、予算計画が立てやすくなります。

機能カテゴリ	追加料金の目安
基本機能（スタッフ管理・勤怠管理）	基本料金に含まれることが多い
導入支援	月額1〜5万円
ヘルプデスク	月額3〜5万円
画面カスタマイズ	月額3〜8万円

機能選定の際は、自社で本当に必要な機能を見極めることが重要です。不要な機能に対して追加料金を支払うことは避け、コスト効率を高めましょう。

派遣管理システム導入時のコスト削減のポイント

派遣管理システムは業務効率化に大きく貢献しますが、導入・運用コストを適切に管理することも重要です。ここでは、コストを抑えながら効果的にシステムを導入するポイントを解説します。

必須機能の見極めによるコスト削減

派遣管理システムには多様な機能がありますが、自社に本当に必要な機能を見極めることがコスト削減の第一歩です。不必要な機能に料金を支払うことは避けましょう。

• 現在の業務フローを分析し、どの作業に最も時間がかかっているかを特定する
• 自社の派遣ビジネスモデル（特定派遣、登録型派遣など）に適した機能を優先する
• 将来的に必要になる機能とすぐに必要な機能を区別し、段階的に導入を検討する
• スタッフ数や取引先数から、本当に必要なライセンス数を算出する

必須機能を絞り込むことで、初期費用と月額料金の両方を削減できるだけでなく、システム導入後の教育コストも抑えられます。シンプルなシステムほど、スタッフの習熟が早く、運用が軌道に乗りやすい傾向があります。

スモールスタートでコストを抑える方法

全社一斉に大規模なシステム導入を行うのではなく、部門や機能を限定してスモールスタートする方法も効果的です。段階的な導入により、リスクとコストを分散させることができます。

1. まずは最も効果が見込める部門や機能からスタート（例：勤怠管理のみ）
2. 導入効果を検証しながら、段階的に対象範囲や機能を拡大
3. 課題を洗い出し、本格導入時のカスタマイズやトレーニングコストを最適化
4. 成功事例を社内で共有し、全社導入への理解と協力を得る

この方法では、初期の投資リスクが小さく、効果が見えてから段階的に投資を拡大できるメリットがあります。特に中小規模の派遣会社では、このアプローチがコスト面でも運用面でも負担が少なく効果的です。

無料トライアル期間を活用する

多くの派遣管理システム、特にクラウド型サービスでは無料トライアル期間を設けています。この期間を効果的に活用することで、実際の使用感を確かめた上で最適なシステムを選定できます。

サービス例	無料トライアル期間
KING OF TIME	30日間
ジョブカン勤怠管理	30日間
e-naviタイムシート	30日間
CAERU勤怠	30日間

無料トライアル期間を最大限に活用するためのポイントは以下の通りです。

• 実際の業務データを使ってテストする
• システムを実際に使用する予定のスタッフに操作してもらい、使い勝手を評価する
• 複数のシステムを同時に試し、比較検討する
• サポート対応の質と速度を確認する
• レポート機能や分析機能など、日常的に使わない機能もテストしておく

無料トライアル期間中に十分な検証を行うことで、導入後のミスマッチを防ぎ、追加コストの発生を抑えることができます。

年間一括払いによる割引の活用

多くのクラウド型システムでは、年間一括払いを選択することで月額料金に比べて10〜20%程度の割引が適用されることがあります。長期的な利用を前提とする場合は、この支払い方法を検討する価値があります。

メリット	・全体的なコスト削減 ・予算計画が立てやすい ・料金改定の影響を受けにくい
デメリット	・初期投資額が大きい ・途中解約時の返金が限られる場合がある ・柔軟性が低下する

年間一括払いを検討する際は、システム導入の確実性と長期利用の見込みを十分に評価することが重要です。1〜3ヶ月のトライアル後に年間契約に移行するといった段階的なアプローチも効果的です。

プロキャスの特徴と導入メリット

派遣管理システムの一つとして、プロキャスは人材管理とシフト管理に特化したビジネスツールとして注目されています。ここではプロキャスの特徴や導入メリットについて詳しく解説します。

プロキャスの主要機能

プロキャスは派遣業務の効率化を実現する7つの主要機能を備えています。これらの機能により、派遣業務の多くの課題を解決することが可能です。

主要機能	内容
スケジュール管理	アプリ上でスタッフの出勤可否管理と案件の割り当てが簡単に行える。カレンダー表示で視覚的に管理可能。
案件募集・配信	スタッフへの一斉配信とプッシュ通知による案件告知ができる。必要なスタッフに絞った効率的な募集が可能。
自動連絡管理	前日確認と当日の起床・出発管理を自動化。欠勤リスクを低減し、管理工数を大幅に削減。
マッチング	カスタマイズ可能な条件でスタッフと案件のマッチングを実現。最適な人材配置をサポート。
チャット	リアルタイムの1:1コミュニケーションが可能。緊急連絡や細かい調整も迅速に行える。
レポート	カスタマイズ可能な業務報告と給与計算の自動化により、バックオフィス業務の効率化を実現。
リモート登録	契約書等の電子承認による登録会のリモート化が可能。時間や場所の制約を受けずに登録手続きを完了できる。

特に自動連絡管理機能は、派遣スタッフの当日欠勤リスクを大幅に低減し、管理担当者の朝の業務負担を軽減する点で高く評価されています。また、スケジュール管理とマッチング機能の連携により、適材適所の人材配置が実現しやすくなります。

プロキャス導入のコストメリット

プロキャスを導入することで得られるコストメリットは多岐にわたります。実際の業務効率化や人件費削減につながるポイントを見ていきましょう。

• 朝の電話連絡業務の自動化による工数削減（1日あたり約1〜2時間の削減）
• 欠勤・遅刻の事前把握による代替要員手配の効率化
• 案件とスタッフのマッチング精度向上による稼働率アップ
• ペーパーレス化による印刷・郵送コストの削減
• データ入力の自動化・一元化による事務作業の効率化
• コミュニケーションの円滑化によるスタッフ定着率向上

 これらの効果を総合すると、プロキャス導入により、管理業務の工数を大幅に削減できるケースが多く、投資回収もすぐに実現します。

プロキャス導入時の確認ポイント

プロキャスを含む派遣管理システムの導入を検討する際は、以下のポイントを確認しておくことが重要です。自社の業務特性に合ったシステム選定のために、事前にチェックしておきましょう。

1. 自社の派遣業務の特性（短期派遣中心か長期派遣中心か）に合った機能が備わっているか
2. 既存システム（会計ソフトや勤怠ツール等）との連携が可能か
3. 導入・運用に関するサポート体制は充実しているか
4. 将来的な事業拡大に対応できる拡張性はあるか
5. モバイル対応など、スタッフの利便性を高める機能は備わっているか
6. 労働者派遣法などの法改正への対応は迅速か

プロキャスは特に短期派遣や日々紹介などの業態に強みを持つシステムですが、長期派遣にも対応可能な柔軟性を備えています。自社の業務形態に最適なカスタマイズが可能かどうかを、導入前に十分確認することがスムーズな運用につながります。

まとめ

派遣管理システムの料金相場と導入コストを抑えるポイントについて詳しく解説してきました。システム導入は一時的なコストがかかるものの、業務効率化や人的ミスの削減によって長期的には大きなコストメリットをもたらします。

派遣管理システムの導入を検討されている方は、ぜひこの記事で紹介したポイントを参考に、自社に最適なシステム選びを進めてみてください。プロキャスをはじめとした派遣管理システムの導入で、業務効率化とコスト削減の両立を実現しましょう。