セールスプロモーションにおける企画・制作・運営までを総合的に手がけ、キャスティングなど現場運用力も強みとするトータルブレーン。コロナ禍のような社会情勢によって影響を受けやすい業界でありながら、毎月多様な現場で数千人規模のスタッフを稼働し、事業を拡大してきました。
その現場運用を支える仕組みとして導入されたのが、キャスティングから当日の出発確認、出退勤管理までをアプリで一元化し、勤怠データをそのまま後工程につなげられる「プロキャス」です。
今回は、取締役であり現場のプレイヤーとしても活躍する濱田文人さんに、導入前の課題と導入後の変化について伺いました。
| 企業名 | 株式会社トータルブレーン |
|---|---|
| 事業内容 | セールスプロモーション事業、スペースプロデュース事業、キャスティング事業、警備業 |
導入前の課題
- Excel、旧システム、電話による属人管理が各部門の大きな負担となっていた。
- 早朝の電話による「朝確」は、人的・精神的コストが特に高い業務となっていた。
- 案件ごとの空き状況を連絡で埋める「人海戦術」がキャスティング業務に多大な手間がかかっていた。
導入後の効果
- スタッフの稼働状況を事前に把握でき、個別確認とシフト調整の負担が大幅に削減。
- 当日の状況確認をアプリで自動化し、イレギュラー時のみの対応となったため、「朝確」の電話対応がほぼゼロになった。
- 業務労力が4割削減し、社員のモチベーション安定と退職率の改善につながった。
Excel管理と電話連絡に限界を感じていた現場
プロキャス導入前はどのような課題を感じていましたか？
導入前は、スタッフのキャスティング、当日の出退勤の確認、給与計算と、多くの業務をExcelとオンプレミスのシステム、そして電話で対応していました。案件数が増えるにつれて属人的な管理になりやすく、キャスティング部門と管理部門の負担が非常に大きい状態でした。
特に大きな負担だったのがキャスティングにおける「朝確」です。早朝、それこそ朝4時に電話でスタッフの状況を確認し、遅延や欠員があれば即座に対応する必要があるため、人的コストも精神的な負荷も高い業務でした。
導入の決め手は「キャスティング業務を効率化できる仕組み」
プロキャスを選ばれた理由を教えてください。
当時は案件ごとにスタッフのスケジュールや稼働状況を確認するフローだったため、スタッフに対して、案件ごとに空き状況を確認し、募集人数が埋まるまで連絡を重ねるような人海戦術で大きな負荷となっていました。
プロキャスはアプリを通じてスタッフのさまざまな情報を一元管理できる仕組みだったので、これまで解決できなかったキャスティング業務の手間を大きく減らせるのではないかと感じたのが導入の決め手です。
スタッフのシフトが事前に把握でき、調整負担を大幅削減
導入後、キャスティング業務にはどのような変化がありましたか？
まず、スタッフの稼働状況と空きスケジュールを事前に把握できるようになったことが大きな変化でした。これまで案件ごとに個別確認していた稼働可能日程が、アプリでの事前登録によって、稼働可能なスタッフの状況が事前に把握できた状態でシフトを組めるようになり、業務の進め方が大きく変わりました。
朝確の電話がほぼゼロに。現場の負荷が大幅に軽減
朝確のやり方も変わったんでしょうか？
朝確の負担は本当に大きく減りました。
当日のスタッフの起床・出発情報や「実際に現場に到着したか」までアプリを通じて把握でき、イレギュラーが発生したときだけプッシュでアラートが届くので、イレギュラーにだけ対応をすればよく、追いかけるための電話対応は劇的に減りました。
こうした業務の仕組み自体の変化によって、キャスティング担当の負担も軽減され、人を増やさなくても扱える案件数や稼働人数を増やせるようになりました。
「Googleレビュー★4.3」が示すスタッフ満足度の高さ
登録スタッフの間ではどのような反応がありましたか？
20〜30代の登録スタッフが多いため、プロキャスのアプリ操作にはすぐに慣れてくれました。上の年代では60代のスタッフもいますが、問題なく使えています。
Googleレビューも現在★4.3と高評価をいただいていて、「アプリが使いやすい」「仕事が豊富で助かる」といった声を寄せていただいています。
特に20〜30代の方は電話に抵抗感がある方も多く、メールさえも開かない時代です。そうした中で、コミュニケーションがアプリで完結するプロキャスは非常に相性が良く、登録スタッフからの評判も高いと感じています。
業務労力40％削減、離職率は1/3に。労力削減が生んだ大きな成果
業務効率にはどのような変化がありましたか？
案件入力、面接調整、キャスティング、出退勤管理がすべてプロキャスで完結するため、業務効率が大きく向上しました。出退勤確認の自動化や電話連絡の削減により、原価漏れや稼働記録の抜けもほとんどなくなり、締め作業もスムーズになっています。
副次的な効果として紙の利用もほぼゼロになり、現場オペレーションのDXが進みました。会社に戻らなくても現場やリモートで業務が完結できるようになったことで働き方も変わり、社員の負担も軽減されています。
様々な点で改善が進んだ結果、全体の業務労力は体感で4割ほど削減され、社員のモチベーションも安定しました。その結果、離職率はこれまでの3分の1にまで減少しました。
「プロカン」連携による後工程の効率化
御社は収支管理システムの「プロカン」も導入されています。連携の効果を感じている点はありますか？
案件終了後、プロキャスに入力を終えた月間の稼働実績データが、案件ごとの原価に自動反映されるので、案件ごとの収支・月末の締め作業・支払い・スタッフの給与データ共有まですべて一括で処理できる点です。導入前はこれらすべてが手作業でしたが、今ではミスが起きにくい業務フローが仕組み化されています。
コロナ禍で出社が制限される中、会社に3名しかいない状況でも、フルリモートで業務を回せたのはこの仕組みがあったからと感じています。残業も減り、営業利益も着実に伸ばせています。
現場を回す組織にこそ、プロキャスは有効
どのような企業にプロキャスをおすすめしたいですか？
当社のように、多くのスタッフを動かしながら現場を回している組織には特に合うと思います。導入してみると、これまでのやり方には戻れないと感じるほど業務が変わります。
労力が減るだけでなく、現場の精度も上がるため、結果として事業も伸ばしやすくなります。現場オペレーションを安定させたい企業には、非常に有効だと感じています。