株式会社ステータスは、広告代理店と人材派遣会社の両方を兼ねそろえたSP(セールスプロモーション)プロ集団会社です。サンプリング・イベント・販促・キャンペーンなどの支援をしています。
2021年にプロキャスを導入し、派遣スタッフの出発・到着確認、連絡ツールとしてプロキャスを利用されています。
導入前の課題や導入後の効果について、キャスティング部の武井さん、岩井さんにお話を伺いました。
企業名：株式会社ステータス
事業内容：イベントプロモーションの領域に特化した広告制作、人材派遣
稼働スタッフ数：月間2,000名
導入前の課題：稼働管理をExcelで、連絡をメールで行なっており、管理工数と社員の負担が大きくなっていた
導入後の効果：出発・到着確認の連絡を待つリードタイム・心的ストレスの削減、社内での案件共有が加速
武井さん：イベントプロモーションの領域に特化した広告制作、人材派遣を行なっています。
具体的には、ホームセンターやスーパーでクレジットカードの加入促進をする業務、幼児・小中学生向けタブレット教材の購入促進イベント業務、家電量販店等で各種商材を販売する業務、またメーカーのご担当者に代わって量販店やGMSなど個々の店舗を実際に巡回し、売り場づくりやマーケティング活動を担う業務であったりと様々ございます。
武井さん：年齢層でいうと19歳〜75歳くらいまでで、今はシニアの方も多くなってきましたね。社会保険に加入して週5日のレギュラーで働く方もいますし、扶養の範囲内でやってる学生さんもいます。総勢1,000人くらいのスタッフが登録しており、常時稼働はその半分くらいでしょうか。
武井さん：弊社から、お仕事前日に詳細メールを送り、当日の朝は出発メールを社員全員でチェックしていました。当時は、敢えてスタッフにもメールで連絡するようにさせていたんです。「お疲れ様です、◯◯です。明日お仕事よろしくお願いします。」という定型メールを送ってもらうことで、現場できっちり挨拶もできるように意識させていましたね。
武井さん：今まではスタッフの出退勤を一つのExcelシートで管理していました。案件の担当者が、案件一覧のExcelを印刷して、メール到着をチェックしていたんです。全案件見ると、ひとりあたり毎回30〜40分くらいかかりますよ。さらに一昔前は電話で確認していましたね。
武井さん：現状のやり方があまりにも効率が悪いと思っていたので、いろいろと製品を調べて比較していたんです。ただ、大手のサービスも検討しましたが、弊社では使いこなせないだろうと思いました。まずは出退勤の管理ができて、のちのち給料の紐付けもできるようになればよし、ということで金額も一番安かったプロキャスに決めました。
武井さん：連絡に関する意識が逆転しました。以前は出退勤の連絡が無いと気になってしょうがなかったんです。毎朝ビクビクしてたんですよ。何をやっても集中できないし、気が気じゃない。当社は一人現場の仕事も多いので、現場にスタッフが来ないと大問題になります。
それが今では何かトラブルや欠勤があった時だけ動けるようになりましたよね。何も音沙汰がないのであれば大丈夫なんだなと。
武井さん：案件を広く見れるので便利になりましたね。今まで担当ごとに一案件ずつ見ていたのですが、プロキャスを使うことによって、東京と大阪のそれぞれの拠点で、どの案件がどういう風に動いてるか確認ができるようになりました。大阪でやっている案件を東京に引っ張ってこれるかもしれない、という会話ができる情報共有ツールとしても使えています。
武井さん：そんなに抵抗はなく、スムーズでした。当社としても、スタッフ登録時にはマナー講習をやっておりまして、活動するにあたっての礼節、立ち振る舞いをレクチャーしています。その時にプロキャス登録も一緒にやるようにしていて、「家でやっておいて」ではなく、その場で一緒に画面を見ながら登録していますね。
武井さん：しばらく稼働してなかったスタッフから「システムが変わったので、すごく見やすい」という声はありました。自分で動いた案件が一覧で見れるのは便利とも言っていましたね。前月にどんな仕事で稼働したか、大体の給与も分かりますしね。
岩井さん：稼働スタッフが多ければ多いほど、管理しやすいんじゃないでしょうか。スタッフ数が膨大になると、メール連絡だけでは意識してても抜け漏れてしまうことはあります。ヒューマンエラー防ぐためにも、プロキャスというシステムはすごくいいんじゃないかなと思います。
武井さん：仕事の効率も良くなると思います。案件ごとに仕事が属人化している会社だと、垣根を飛び越えて一緒にやっていける、そういった協調性が生まれるんじゃないかなと思いますね。
岩井さん：給与計算はこれから使おうかと考えております。これができれば業務をプロキャスのみで完結できるのかなと思います。
