御社の事業内容と、ご自身の業務を教えていただけますか？

岡さん：イベントの派遣事業や展示会の企画・運営、プロダクトデザイン＆プロデュースなど、広告・広報事業を展開しています。
私自身は、イベント事業部にてスタッフのキャスティング業務に従事しています。お子様向けの商業施設イベントが多く、クライアント様との打ち合わせや見積書の作成、本番日の立ち会いから請求書の発行まで一任する形です。スタッフとコミュニケーションを取りながら実施しています。

登録スタッフはどのような方が多いのでしょうか？

岡さん：大学生から40〜50代の女性スタッフが多い傾向にあります。登録スタッフ数は現在3,000名程度で、そのうち500名がアクティブに稼働している状況です。お子様が参加されるイベントが多いので、笑顔が素敵な元気のいいスタッフに登録していただいています。

朝の確認業務で100件以上のメールをチェックしていた

プロキャス導入以前はどのようにスタッフと連絡を取っていましたか？

岡さん：メールを使ってスタッフとやり取りしていました。お仕事の募集から決定の連絡、仕事内容の詳細やスタッフからの報告まで、すべてメールを使っていたんです。ひとつのイベントにつき100名単位の数のスタッフが動いているため、プロキャス導入前は24時間メールに張り付いているような感覚でした。

スタッフのイベントへのアサインはどのように管理されていましたか？

岡さん：Excelシートで管理表を作成し、スタッフの名前や連絡先、経験した仕事内容、勤怠を記録していました。
一番大変だったのが、朝の確認業務です。スタッフの起床、出発、到着の確認をすべてメールで行っていたため、とても手間がかかっていました。4時半に起床するスタッフもいるなか、100名、200名が動くような大きなイベントだと、早朝からそれだけの数のメールをチェックして勤怠管理する必要がありました。

その他、何か課題はありましたか？

岡さん：メールでお仕事の募集を出していたので、大学生などの若いスタッフにメールがちゃんと届いているか不安がありました。30代や40代以上はメールを使い慣れている世代だと思うので安心感があったのですが、大学生にメールを送っても反応があまりなく...。働いてもらうところまでつなげるのが難しく、どうしようか悩んでいました。
また、仕事の確認メールを送信したところ、まったく返事が来ないので心配になって電話をかけたら、迷惑メールに振り分けられていたと発覚したこともありました。このような事態がほかのスタッフにも起こっているのではないかと不安になりましたね。

勤怠確認のストレスと工数が激減。スタッフの報告漏れも減少

2021年6月にプロキャスを導入した後、朝の確認作業はどのように変化しましたか？

岡さん：メールではなくプロキャスのアプリからスタッフが報告するようになり、私たちは管理画面から報告状況の一覧を確認できるようになりました。報告されていないスタッフがいる場合は、スタッフの名前をクリックすれば連絡先がすぐわかります。一つの画面に必要な情報が集約されているので、朝の確認作業が楽になりました。 以前は朝の4時半から10時頃まで待機してずっとメールを確認していましたが、今では無駄な待ち時間がなくなり、気を張りつめる必要がなくなったのが良かったです。

スタッフ側の報告作業には何か変化がありましたか？

岡さん：スタッフからの報告の質が上がったと感じました。業務が終わるとき、終了時刻や交通費を報告してもらっているのですが、メールを使っているときは交通費などの報告漏れが多かったんです。今はアプリで使いやすくなったからか、報告漏れが限りなく減っているのでとても助かっています。

スタッフからの返信率も改善されましたか？

岡さん：プロキャスのチャット機能を利用することで、スタッフの反応が良くなりましたね。これまでは10人にメールを送って1人しか返ってこないような状況でしたが、今なら10人中8人から返信をもらえるようになったのが大きな変化です。スタッフと密なコミュニケーションを取れるようになりました。

1週間かかっていたスタッフの給与計算が2日に短縮

プロキャスの導入によって、他に業務効率化が進んだ点はありますか？

岡さん：最近すごく助かっているのが、プロキャスの原価一覧の項目です。スタッフへお支払いする給与や交通費などを確認できるページで、給与計算が楽になりました。これまでスタッフに給与を支払う際、いろんな場所を見て確認する必要があったのですが、今ならスタッフの名前を検索するだけで金額を把握できます。
大型案件では稼働するスタッフ数が多く、給与計算に1週間かかっていました。プロキャスを使い始めてからは1日〜2日で計算できるようになり、大幅な時間削減につながっています。

プロキャスのアプリの使い方をスタッフに覚えてもらうのは大変ではありませんでしたか？

岡さん：マニュアルを配布してアプリのダウンロードをお願いしたのですが、スタッフからの問い合わせはほとんどありませんでしたね。実際に使っていく段階ではまったく質問がなく、メール連絡からアプリへスムーズに移行できました。

アプリ導入の結果、10〜20代の登録者・エントリー数が増加

アプリを導入することで、登録者数や仕事のエントリー数に変化はありましたか？

岡さん：アプリにお仕事募集の通知が出せるようになったので、メールを使っていた頃に比べると、エントリー数も増えてスタッフが足りない状況はだいぶ改善されました。
アプリを使い始めてからは、若いスタッフの登録者数が増えてきています。現場で若いスタッフと話すと「使いやすい」という声をいただくことがあり、そのためか友人紹介の数が増えたんです。今では、若手のディレクターやの人数も増えています。

現場スタッフだけでなく、若い世代のディレクターも増えた理由は何だったのでしょうか？

岡さん：案件によっては、ディレクターにスタッフのアサインを依頼するケースもあります。メールしか使っていなかった頃は、若いディレクターにとってメールでの連絡は面倒だったのだと思います。今ではアプリを使っていることもあり、若い世代のディレクターに刺さったのかなと。アプリなら使いやすく、募集をかけてもスタッフを集めやすいので、若いディレクターにとって良かったのだと考えています。

こんな企業におすすめ

どのような企業にプロキャスをおすすめしたいと思いますか？

岡さん：メールで案件の募集をしているなど、スタッフとメールで連絡を取っている企業におすすめしたいですね。メールだと連絡が取りにくいといった課題を抱えていると思いますので。
あとは、高校生や大学生のスタッフを抱える企業ですね。LINEで連絡を取り合っている企業もいるかもしれませんが、LINEだとプライベートに入り込んでしまうので抵抗のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような企業でプロキャスのアプリを導入すると、スタッフからの質問や連絡は全部チャットで対応できるので、反応が良くなると思います。