「エントリー対応に7人掛かりで丸一日」2,000通のメール連絡が常態化していた導入前の課題

「プロキャス」導入前は、スタッフさんへの連絡にどのくらい時間がかかっていたのですか？

奥山さん：2弊社の勤務時間は8時間ですが、案件が多い時はそのほとんどがやり取りに費やされることもありました。
スタッフへの案件お知らせメールはフォーマットを使って作成していたので、1通あたり10～15分程度で済みました。しかし、これを2,000～3,000人に送信すると、興味を持ったスタッフからのエントリーが殺到し、その対応に膨大な時間がかかりました。
当時、キャスティングチームは7人いましたが、それでも全員で分担してようやくこなせる状況でした。

勤怠管理・給与計算まで楽になることも大きな魅力だった

状況改善のために導入するシステムとして、すぐに「プロキャス」に辿り着いたのでしょうか？

奥山さん：ほしい機能を求めて、「イベントアプリ」「単発アプリ」のような単語で探してみたのですが、当時は、いわゆる労務管理システムはあまりなかったように記憶しています。
その点、「プロキャス」は案件ごとの人員募集が楽になるだけでなく、集合場所の詳細を送ったり、給与計算が自動化されたりといったメリットも大きいと考え、早期に導入を決めました。その後、担当者に弊社まできていただき、操作方法などについての説明を受けました。
操作方法については、日ごろからキャスティング業務を担当しているキャスティングチームはすんなり理解できたのですが、同じタイミングで導入を進めた他部署の社員へのレクチャーには2～3週間かかりました。
導入を機に、全社員が「プロキャス」を使うことになるので、きちんと周知させる必要があったためです。

導入開始数か月前からアプリのインストールを促し、柔軟な対応でスムーズに移行

スタッフへの周知に関してはスムーズにいきましたか？

奥山さん：弊社が「プロキャス」を導入したのは2022年末でしたが、その数か月前の秋頃から「年末にはこういったシステムが導入されるので、アプリをインストールして登録しておいてください」という内容のメールをスタッフ全員に配信しました。さらに、操作マニュアルを作成して共有し、「不明点があればいつでも質問してください」と案内をしました。
弊社スタッフの約7割は学生ですが、社会人やフリーター、シニア層等多様な年代構成の中で、一部のスタッフはアプリへの切り替えが負担に感じられることもあり、「メールのほうがよかった」という声も挙がりました。
そこで、未登録のスタッフには個別に連絡を取り、登録を促すなどサポートも行いました。
また、導入直後はメールとアプリを併用し、同じ内容を両方で配信することで徐々にアプリメインへ移行しました。この柔軟な対応が、スムーズな切り替えにつながったと考えています。結果として、アプリ導入により業務効率が大幅に改善され、管理が格段に楽になったと実感しています。

「プロキャス」の導入によって7割以上の効率化

アプリに切り替えてからは、作業効率が上がりましたか？

奥山さん：大幅に向上しました。案件が発生した際には即座に情報を展開でき、時間や条件の変更もすぐに上書き可能です。案件が埋まった場合も、管理側で簡単に非公開設定ができるため、無駄なエントリーがなくなりました。
以前のメール連絡では「埋まりました」という案内を再度送らなければならず、その間にもエントリーが入ることが常でした。一方でアプリでは一括管理が可能で、クライアントから「もう十分集まった」と連絡が入ると即座に締められます。以前は不要な人数を振り分けるだけで10〜20分かかっていましたが、今では30秒で締められるため非常に効率的です。
これにより、全体として7割以上の効率化を達成しました。

スタッフに「プロキャス」を快適に使ってもらうため、重要度の高い用件のみ通知する工夫

「プロキャス」の使い方に関して工夫していることはありますか？

奥山さん：アプリで通知が多すぎると、スタッフから「うるさいな」と思われる恐れがあるため、優先順位の高いものだけ通知を出すようにしています。例えば、直近の案件や、「3日間通勤必須」といった条件が厳しく応募が少ない案件などが該当します。
メールで配信していたころは、スタッフがしばらくスマホを見ないと何十通ものメールが溜まり、大事な連絡を見落とすことがありました。しかし、アプリに切り替えてからは、募集中のすべての案件をアプリ内で確認できるようにし、特に重要な内容だけに通知を絞ることで、管理側もスタッフ側も負担が減りました。

LINEと「プロキャス」チャット機能を併用し、スタッフとのコミュニケーションを強化

「プロキャス」を導入したことでスタッフとのコミュニケーションに変化はありましたか？

奥山さん：スタッフとの個別連絡には基本的に会社用のLINEを使っていますが、LINEの交換が出来ていないスタッフとは「プロキャス」のチャット機能でやりとりができるようになりました。
ただし、スタッフから「当日の服装はこれでいいですか？」と写真が送られてきたり、こちらからPDFなどの書類を送ることもあるため、「プロキャス」のチャット機能で写真や文書ファイルの送受信ができるとさらに便利だと感じています。

面談時に「プロキャス」アプリを導入し、翌日には初回案件が決まるようになった

「プロキャス」を導入したことでよかったことを総合的に教えてください。

奥山さん：作業効率が圧倒的に向上した点が最大のメリットです。案件案内やエントリー対応の時間短縮に加え、スタッフの起床・出発確認もスタッフ側が操作すると管理画面が自動更新されますし、連絡がないスタッフには通知が届くため、誰から連絡が来ていないかを手動で確認する手間も省けました。
さらに、面談時にスタッフにアプリをインストールしてもらうことで、昼に面談を受けたスタッフが夕方までに「プロキャス」へ登録し、翌日のうちに仕事が決まるケースもあります。この即日での仕事決定が可能になったことで、スタッフ側の要望にもすぐに応えることができ、企業側の急な人員補充にもスピーディに対応できるようになるなど、双方に大きなメリットを感じてもらえるようになりました。
管理側も浮いた時間は他の業務に充てられるため、「プロキャス」の導入を検討されている企業様にはぜひおすすめしたいですね。