Webサイト制作やインターネット広告運用、展示会開催、インストアプロモーション、サンプリング、キャスティングまで幅広い業務を展開している『株式会社ブレイクスルー』。同社は、あらゆるプロモーションに柔軟に対応するため、6つの部署にわかれて事業を展開していますが、そのなかで、各イベントの自社スタッフを管理しているのが、「ヒューマンデザイン部」です。
数多くのスタッフを管理・サポートするうえでは、専用のシステムが不可欠。同社でも、20年以上の長きにわたって自社開発システムを使用していましたが、レガシーシステムから時代に沿ったシステムに乗り換える必要性を感じるようになり、「プロキャス」への移行を決断したと話すのは、ヒューマンデザイン部・部長の小野博幹（ひろみき）さん。導入後、スタッフの管理・サポートがどうアップデートしたのか教えてもらいました。

企業名：株式会社ブレイクスルー
事業内容：フィールドプロモーション、Webプロモーション、イベントの企画制作業
稼働スタッフ数：1500名
導入前の課題：
・メールや電話で前日確認や起床確認、入店確認などを行う必要があった
・業務にアナログな側面とデジタルな側面が混在していた
・スタッフ登録説明会で、必要な情報を紙に記入してもらっていた
導入後の効果：
・アプリを通して前日確認、起床確認、入店確認などを行えるため、スタッフ管理がスムーズになった
・スタッフに電話をかける際、管理画面上から電話番号をクリックするだけでOKになったなど、スタッフへの連絡がスマートになった
・登録説明会に参加してくれたアルバイト希望者にアプリをインストールしてもらうことで、必要な情報をダイレクトに入力できるようになった

イベント業界のスタッフ管理に必要な機能がすべて搭載された唯一無二のシステムだと直感した

ー「プロキャス」導入のきっかけを教えてください。

小野さん：20年来のレガシーシステムがそろそろ入れ替え時だということで、新たに導入するシステムを探していました。3、4社のシステムが候補に挙がっていたのですが、そのなかで、弊社の理想にもっとも近いものが「プロキャス」でした。どういう理想があったかというと、まず、前日確認や起床確認といった、イベント業界のスタッフを管理するうえで必要な機能がデフォルトで入っていることです。
加えて、仕事紹介やスケジュール確認、出退勤管理、給与通知など、キャスティング業界の管理に必要なすべてをまかなえる“オールインワン”なシステムであることにも魅力を感じました。

アナログな側面とデジタルな側面が混在している業務をデジタル一色に刷新したかった

ーなぜ一気通貫のシステムに魅力を感じたのでしょうか？

小野さん：弊社では、旧システムを導入するもっと前には、スタッフへの業務指示書は紙で発行して会社に取りに来てもらい、その場でサインを書いてもらい、本人用と会社の控えとの2枚を用意していた時代がありましたが、その後、LINEが世の中に浸透したことで徐々にスタッフとのやりとりはデジタルに置き換わり、アナログとデジタルの両方を使い分けながら管理していたという流れがあります。
しかし、新しいシステムを導入するなら、その流れを踏襲するのでは意味がありません。大きく刷新して新しい時代に向かって進んでいくためには、すべてをデジタルに切り替える必要があると考えたのです。

イベント業界でおなじみの機能も搭載されていたため社内にスムーズに浸透していった

ー「プロキャス」導入が大きな改革となることに不安はありませんでしたか？

小野さん：正直なところ不安はありました。ゼロから立て直さないといけないことも出てくることになるので、業務に滞りが出るのではという懸念です。
しかし、「プロキャス」はイベント業界との相性がいいシステムで、入店管理や前日確認など、これまでに他社製品で使ったことのある機能も組み込まれていたので、社内ユーザーが想定よりスムーズに使いこなせるようになっていきました。それでもまだ100％使いこなせているというわけではありませんが、導入して間もない割には、8～9割は使いこなせているので、UIに関しては高く評価したいです。

ー社内に「プロキャス」ユーザーは何名ほどいますか？

小野さん：スタッフを管理するキャスティング部の8人に加えて、給与に紐づく機能もあるため、経理の2人にもアカウントを発行しています。

管理画面上にスタッフの携帯番号が表示されるから直接話したいときにスムーズにつながれる

ー「プロキャス」を導入してよかったことを教えてください。

小野さん：まず、ブラウザの管理画面で、入店確認や前日確認、起床確認などを行えることです。管理画面上に表示されたスタッフの携帯番号をクリックすると発信できる点も便利です。便利になったのは管理者側だけでなく、スタッフ側も同様です。
以前は、メールでの起床確認や入店確認が億劫だったのか、連絡を入れてこないスタッフが多かったのですが、「プロキャス」を導入してアプリを通して連絡できるようになって以降、管理者側からの連絡に対してスタッフがきちんと反応してくれるようになりました。

スタッフ登録説明会で紙と鉛筆の配布が不要になった

ースタッフは、アプリのインストールは問題なく行えていますか？

小野さん：はい、問題ありません。しかも、アルバイト希望者が初めて来社して登録する際、以前は必要項目を紙に記入してもらって、あとからその情報を入力していたのですが、各自にスマホのアプリ上で入力してもらえるようになったことで、時間の短縮にもつながりました。登録にかかる時間は、以前は40分から1時間程度でしたが、そこから正味10～20分削減できています。
もちろん、普段の前日確認や入店確認に関しても、電話やメールでの連絡が不要になったぶん、約2割は時間を短縮できています。

アプリを通して管理者とスタッフがつながれるから管理する側・される側が以前よりきちんと向き合えていると感じる

ー「プロキャス」を導入したことで得られた、思わぬ副次効果などはありますか？

小野さん：管理する側・される側がお互いに以前より向き合えているように感じられます。アプリのほうがスタッフに馴染んでいますし、スタッフ側も仕事しやすくなりました。やはりスマホがこれだけ浸透しているので、システムが時代に合っているのでしょうね。たとえば集合確認の際も、リーダーに全員の到着確認をお願いしたら、アプリですぐにやってくれますし、運用的にもかなり楽になりました。

改善要望も都度カスタマーセンターに伝えらえるからアップデートも期待できる

ー「プロキャス」に関して改善を要望することはありますか？

小野さん：まだ本格運用を開始して1か月で、100％は使いこなせていないこともあり、大きな不満はないですが、要望に関しては都度カスタマーセンターに伝えることができるので、その点は安心しています。アップデートしやすいところはクラウド型システムのいいところだと思うので、これからも、運営会社の『シービーティー』ともども、お互い成長できていけたらうれしいです。