「上番遅れ防止」に応えるシステムを探して

プロキャス警備を導入するきっかけと決め手を教えてください

万博の警備業務に向け、会期前に全国各地から支援メンバーを募り、研修を開始しました。その際に大きな課題となったのが、隊員一人ひとりの勤務状況やシフトを正確に管理し、上番遅れが出ないよう徹底することでした。

複数のシステムを比較検討した結果、最終的に導入を決めたのが「プロキャス警備」でした。警備業界に特化しており、自社の業務に必要な機能が揃っていたこと、カレンダー形式で直感的に操作できる使いやすさ、そして上番遅れを防ぐための事前案内機能が備わっていること、これら三つの点が、現場の課題解決に直結すると確信したのが理由です。

編集部より 警備現場では「隊員が時間通りに現場に到着すること」が大前提であり、1人でも遅刻・欠席が出れば契約違反や安全リスク等の損失に直結します。これが万博ともなれば数十人単位の行動を管理しなければならず、上番管理は管制担当者に大きな負担のかかる業務となります。

プロキャス警備には、上番管理のための前日・当日アラートや、現場到着のGPS証明機能といった多重のチェック機能が備わっており、各隊員の上番状況が常に確認できるため、イレギュラーが起きた時だけ対処すればよく、管制担当者の業務負担やストレスを大幅に削減することができます。

高年齢層スタッフへの導入に不安も

隊員さんたちの反応はいかがでしたか？

登録スタッフは約130名、1日50名体制でシフトを運営しています。平均年齢は50代、最年長は60代後半と高く、スマホアプリの操作に慣れていない方も少なくありません。そのため導入前は、「果たして全員が問題なく使えるだろうか」という不安がありました。

そこで、プロキャスのサポート担当者に急遽大阪まで来てもらい、管理者と現場スタッフが一緒に説明を受けられる場を設けました。導入直後は問い合わせの電話が相次ぎ、私自身も何度もサポートへ連絡。その都度いただいた回答を現場にフィードバックしながら対応を進めました。正直、最初は苦労も多かったですが、手厚いサポート体制のおかげで運用がスムーズに軌道に乗りました。

今では現場スタッフも問題なく使いこなせるようになり、不満の声はありません。スマホを初めて触ったときのように、慣れてしまえば自然に操作できるようになるのです。特別なマニュアルも作らず、現場での口頭説明だけで定着出来ました。

私も現場に行った際には、隊員さんに直接アプリの操作方法をレクチャーしたり、不具合があればその場で対応したりしています。そうすることで現場の安心感も高まります。

上下番・チャット・シフト管理をフル活用

具体的にどのように活用していますか？

現在は、プロキャス警備で隊員の勤務実績を管理し、そのデータを人事部門へ連携して給与計算に反映しています。活用の中心となっているのは、上下番機能、チャット機能、シフト管理機能の3つです。

シフト変更や補てんが必要な場面は少なくありませんが、プロキャス警備を使うことで迅速に対応できています。急な欠勤や遅延が発生しても、すぐに代替要員を手配できるため、契約違反のリスクを軽減し、結果として現場の安定運営に大きく貢献しています。

編集部より シフト管理や上下番管理では、紙やメール、LINEなど複数の連絡手段を並行して使われることが多く、情報が散在するため混乱やミスが起こりやすいという課題があります。また、勤務後の報告作成や給与計算のための勤務実績集計等、多くの業務に対応しなければなりません。

プロキャス警備では、これら隊員とのやり取りはすべてアプリで完結します。シフト確認や、チャットでの業務報告、上下番管理ができ、業務実績は自動的に集計され給与計算にも直結します。このように業務のほとんどがプロキャス警備だけで運用することが可能です。

万博後の活用も視野に

万博をきかっけに導入されたということですが、今後の利用はいかがでしょうか？

万博終了後も継続利用するかは今後の検討ですが、“上番遅れ防止”や“勤怠の見える化”は確実に現場運営の質を高めると感じています。

編集部より 警備業務において、上下番管理や勤怠の見える化といった仕組みが万が一の遅刻や欠勤の予防と速やかな対応を可能にし、現場運営に安定性をもたらします。
現場の確実な稼働を下支えするプロキャス警備は、万博のような大型案件だけでなく、日常の警備業務でも同様の効果を発揮します。